Qué pasa con el depósito cuando un cliente cancela

Un cliente cancela una estancia de alojamiento cinco días antes de que empiece, y el depósito de la reserva ya está pagado. La parte retenida aparece como una factura nueva y como filas en el Historial de pagos del cliente.

Para una estancia de alojamiento, las reglas de cancelación del servicio deciden cuánto se devuelve, salvo que la estancia siga pendiente de aprobación o que el personal anule esas reglas.

La publicación sobre el registro de llegada sugería decirles a los clientes qué pasa si cancelan. Esto es lo que hace Petsoft cuando lo hacen.

La política fija el monto

Un servicio con depósito de la reserva pero sin reglas de cancelación reembolsa por completo todas las cancelaciones. Defina al menos una regla.

Usted define el depósito y las reglas en la página de edición del servicio, para cada período de tarifa. El depósito es un monto fijo o un porcentaje del total estimado. Cada regla indica que una estancia cancelada dentro de cierto número de días antes de la llegada es reembolsable en un porcentaje determinado. Si se aplica más de una regla, gana la que tiene menos días, y más allá de su regla más lejana el depósito se reembolsa por completo. Una estancia que coincide con un día festivo usa su propio depósito y sus propias reglas. Para retener todo el depósito dentro de un plazo, ponga esa regla en 0 %.

La instalación de demostración que usamos aquí tiene dos reglas: 50 % dentro de siete días y 0 % dentro de dos. Una cancelación con cinco días de anticipación devuelve la mitad, y una cancelación el día anterior no devuelve nada. Los pasos de configuración están en la página del Centro de Ayuda sobre políticas de depósito.

Lo que ve el cliente

En el Portal para Padres, el ícono rojo de cancelar en una reserva (su texto emergente dice Cancelar estancia) abre una página que indica cuánto recibirá el cliente. La estancia solo se cancela cuando el cliente lo confirma allí. La página cambia según la política: reembolso completo, ningún reembolso, un porcentaje con el monto en dólares, o crédito de tienda cuando el método de pago original ya no está activo.

Con cinco días de anticipación, según las reglas de la instalación de demostración, se devuelven $20.00 del depósito de $40.00.

Una estancia que el cliente ve como En espera de confirmación (Pendiente de aprobación en el portal de oficina) se reembolsa por completo. Las reservas hechas en el portal empiezan ahí. El ícono de cancelar solo funciona en estancias En espera de confirmación y Reservada. En cualquier otra estancia aparece en gris, con un texto emergente que indica llamar. El Centro de Ayuda explica el lado del cliente en reservas en el Portal para Padres.

El personal puede anular de una sola forma

En el portal de oficina, el botón rojo de cancelar de la reserva abre un recuadro Depósito y reembolso (Deposit & Refund) con el depósito pagado, el monto reembolsable y el mensaje de la política. Cuando la política retendría parte del depósito, la página ofrece una sola anulación: una casilla que reembolsa el depósito completo y omite la política. Requiere el permiso Grant Refunds. Sin él, la casilla aparece bloqueada, y un gerente puede autorizarla iniciando sesión con sus propias credenciales. No existe un campo para un monto personalizado.

La página de cancelación del personal para la misma estancia, con la casilla de anulación debajo del recuadro Depósito y reembolso.

Ya sea que cancele su equipo o el cliente, Petsoft envía un correo al cliente, y le envía un mensaje de texto si aceptó recibirlos y su instalación tiene los mensajes de texto activos, según la configuración de notificaciones del cliente.

Lo que deja la cancelación

Cuando se retiene una parte del depósito, Petsoft publica una factura nueva por ese monto con una sola línea: "Partial payment using non-refundable deposit intended for Reservation 1" (pago parcial con depósito no reembolsable destinado a la reserva 1). El depósito la paga, así que no queda saldo. Con una regla de 0 %, el monto retenido se registra en una línea que dice "Capturing non-refundable deposit made for Reservation" seguida del número (captura de depósito no reembolsable hecho para la reserva), si la estancia tiene una factura abierta que pueda contenerla. Un depósito pagado con tarjeta se reembolsa a la tarjeta que lo pagó, o como crédito de tienda cuando no se puede reembolsar a esa tarjeta. Un depósito registrado desde QuickBooks queda para que usted lo reembolse allí. Si más adelante su equipo decide devolver el dinero retenido, la factura del depósito retenido tiene su propio botón Reembolsar factura (Refund Invoice), que también requiere el permiso Grant Refunds.

La factura por los $20.00 retenidos, pagada con el depósito.

El Historial de pagos del cliente en el portal registra los mismos eventos. Las tres facturas de arriba son la nueva por los $20.00 retenidos (Pagada), la factura original del depósito (Reembolsada) y la factura de la propia estancia (Cancelada). En la tabla, Depósito aplicado muestra el depósito pagando esa factura nueva, Reserva cancelada indica que se retuvieron $20.00 como depósito no reembolsable, y Reembolso emitido muestra el dinero que se devolvió.

El Historial de pagos después de la cancelación, con las filas más recientes primero.

Una inasistencia es una cancelación que registra su equipo

Petsoft hoy no tiene un estado ni un cargo por inasistencia, y no cobra nada automáticamente. Una estancia Reservada cuya hora de llegada ya pasó sin registro de llegada sigue Reservada hasta que alguien la cancele. El informe Reservas canceladas y de inasistencia (Canceled And No-Show Reservations), en Informes, enumera ambos tipos por fecha de llegada, con Cancelada o Inasistencia (No-Show) en la columna Motivo (Reason).

El informe de la semana de demostración: la estancia cancelada en esta publicación y una segunda estancia a la que nunca se le registró la llegada.

Al cancelar la inasistencia se aplica su política como una cancelación dentro de su plazo más cercano. Sin reglas definidas, se reembolsa el depósito completo.