Un cambio de servicio no debería perderse en el camino hacia la factura
Un martes por la tarde, un cliente llama para agregar una cita de peluquería antes de recoger a su perro y dejarlo una noche más. Quien contesta dice que sí y lo anota. Para el viernes, el peluquero nunca se enteró, la Tarjeta de perrera sigue mostrando el día de recogida anterior y la factura no tiene ninguno de los dos cambios.
El cambio nunca pasó de la persona que atendió la llamada.
Los cambios llegan a través de su equipo
En el Portal para Padres, los clientes pueden cancelar y volver a reservar, pero hoy no pueden editar una reserva. Los adicionales se ofrecen al reservar en línea. Una vez que la reserva existe, extender una estancia, agregar una cita de peluquería o convertir un día de guardería en una noche de alojamiento es una solicitud para su equipo. Cancelar en línea sigue sus reglas de cancelación, así que para un cambio es más sencillo que el cliente llame. Esas solicitudes llegan por teléfono, en el mostrador o por correo, y alguien tiene que ingresar cada una en la reserva.
Anótelo en la reserva
Puede editar una reserva directamente mientras esté Reservada, Pendiente de aprobación o Ingresada. Una reserva que sigue esperando su depósito todavía no admite que se le agreguen servicios ni productos. Agregue servicios, productos o alimento de la casa. Extienda una estancia de alojamiento con los botones de itinerario, o use Convertir servicio (Convert Service) cuando una visita de guardería se convierte en una noche. Si el cliente trae medicamentos al dejar a la mascota, agréguelos en la misma página. Un cambio ingresado ahí aparece para todos los que abran la reserva.
Una estancia con ingreso registrado después de dos cambios. La salida pasó al 23 de octubre, hay
una cita de peluquería el 23 de octubre a las 8:00 a. m. y un producto aparece en Adicionales. El
total estimado es de $173.00.
Cuando elige al peluquero al agregar la cita, esta aparece en la columna de ese peluquero en el Calendario de Servicios (Service Calendar). Si no elige ninguno, aparece en Sin asignar (Unassigned).
La misma cita en el Calendario de Servicios.
El ícono de reloj junto a Detalles de la reserva (Reservation Details) abre el historial de cambios. Registra los cambios del propio registro de la reserva, como sus fechas y su estado, con el nombre de usuario, la fecha, el valor anterior y el valor nuevo. Responde rápido a la pregunta "¿quién cambió la salida?". Es directo: los nombres de los campos aparecen en mayúsculas, como RESERVATION_ESTIMATED_CHECK_OUT, y un servicio agregado aparece en la página de la reserva, en el calendario y en la factura, no en esta lista.
El historial de la misma estancia. La fila más reciente es la salida que pasó del 22 al 23 de
octubre, con quién hizo el cambio y cuándo.
Una Tarjeta de perrera imprime las indicaciones de alimentación y las alergias de la mascota, las notas de la reserva y las notas de la mascota marcadas para ella (las notas internas nunca se imprimen), pero una tarjeta impresa a las 7 a. m. no sabe nada de un cambio a las 2 p. m. Si su equipo trabaja con tarjetas impresas, vuelva a imprimir la tarjeta o lleve el cambio en persona.
Al registrar la salida
Registrar la salida de una estancia de alojamiento crea su factura como borrador Pendiente. Los servicios y productos de la reserva pasan como líneas, y la página de la factura indica cualquier depósito que se aplicará cuando la publique.
La factura Pendiente que se crea al registrar la salida de la misma estancia. Tres noches, un
producto y la cita de peluquería son líneas, y el aviso muestra el depósito de $40.00 que se
aplicará al publicar la factura.
Pendiente es el único estado en el que puede editar líneas, así que un borrador es el momento de leer la factura contra la reserva. Puede agregar un servicio o producto que falte, agregar un ajuste, cambiar una cantidad o un precio, o aplicar un código promocional. Publicar la factura la pasa a Abierta (Open), y el cliente debe entonces lo que el depósito no cubra. Si queda un depósito pendiente después de publicar, la factura muestra un botón Aplicar el depósito (Apply Deposit). La pestaña Reservas retiradas (Checked-Out Reservations) de la página Facturas enumera los borradores por publicar, así que puede repasarla al final del día. Si aparece un error después de publicar y solo se ha pagado el depósito, Modificar factura (Modify Invoice) anula la factura y le da un nuevo borrador para corregir.
Los pagos parciales están permitidos. Cuando el cliente paga con tarjeta en una terminal integrada, Petsoft completa de antemano el saldo pendiente y envía ese monto a la terminal.
En el Portal para Padres, el cliente ve los cambios que usted hace. Después de la extensión y la cita de peluquería, su reserva muestra la nueva salida, el servicio, el producto y un Total estimado, que pasa a ser Total final cuando se factura la estancia. Usted cobra el saldo al cliente en el mostrador. Si cotizó "unos cuarenta y cinco dólares" por la peluquería el martes, dé el nuevo total antes de que termine la llamada.
Lo que ve el cliente en el portal para la misma estancia: la nueva salida, la cita de
peluquería, el producto y un Total estimado de $173.00.
¿Dónde se pierden los cambios en su instalación? Cuéntenos.
Si ya usa Petsoft, las páginas del Centro de Ayuda sobre reservas y facturas y punto de venta cubren cada paso anterior.