Proteger sus ingresos

Petsoft no tiene una política de cancelación estándar. Usted define su propia política de cancelación. Usted decide el monto del depósito. También decide con cuánta anticipación debe avisar un cliente para recibir un reembolso.

Los depósitos lo protegen de clientes que cancelan tarde o no se presentan. Cada negocio maneja los depósitos de forma distinta. Por ejemplo, una peluquería puede cobrar el precio completo por adelantado. Si un cliente falta a la cita, la peluquería pierde ese horario. Una perrera de alojamiento puede cobrar en cambio un monto fijo menor. El cliente está reservando una estancia más larga. Petsoft admite las dos opciones.

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Cada tarjeta de política lista el depósito estándar y el de días festivos de todos los servicios. También lista las reglas de cancelación.

Cómo funcionan los depósitos

Si un servicio exige depósito, el estado de la reserva es Pendiente de pago previo. Cuando el cliente paga, el estado cambia a Reservada. Esta regla aplica a las estancias que reserva su personal. También aplica a las estancias que los clientes reservan en el portal.

Las políticas se organizan en conjuntos con fecha. Cada conjunto tiene una Fecha de inicio de la política. Las reservas cuya llegada sea en esa fecha o posterior usan ese conjunto de políticas. Petsoft crea conjuntos nuevos de forma automática. Usted puede planear un cambio futuro, como depósitos de días festivos más estrictos antes de una temporada alta. Esto no afecta las reservas actuales.

Los dos métodos de cálculo

Método	Cómo funciona	Ideal para
Monto fijo	Un cargo fijo, de $0.00 a $2,000.00	Guardería o estancias cortas, donde el total de la cuenta es previsible
Porcentaje de la factura	Un porcentaje del total estimado, de 0 % a 100 %	Estancias de alojamiento, donde la cuenta varía según la duración

La mayoría de las instalaciones usa una combinación de métodos. Por ejemplo, un monto fijo para guardería y un porcentaje para alojamiento. Usted define el método por servicio y por instalación. Cada servicio tiene una columna Estándar para las fechas normales y una columna Días festivos para las fechas que usted marcó.

nota

Un depósito nunca supera el total de la cuenta. Por ejemplo, si el depósito fijo es de $60.00 y la estancia cuesta $40.00, Petsoft cobra solo $40.00.

Crear una política

1. Seleccione Crear una nueva política de depósito.
2. Seleccione la Fecha de inicio de la política: "Las reservas cuya fecha de llegada caiga en la fecha de inicio o después se verán afectadas por esta política." No puede seleccionar una fecha que ya use otra política.
3. En la tarjeta de cada servicio, defina el Método de cálculo del depósito para la columna Estándar y para la columna Días festivos.
4. Ingrese el valor correspondiente de Monto fijo o Porcentaje de la factura para cada columna.
5. Puede agregar Reglas de cancelación. Vea la sección de Reglas de cancelación más abajo.
6. Seleccione Guardar.

tip

La columna Días festivos es una política completa e independiente. Tiene su propio método, su propio monto y sus propias reglas de cancelación. Aplica cada vez que una reserva se superpone con una fecha de su lista de Días festivos. Mantenga esa lista al día.

Reglas de cancelación

Cada regla se escribe como una oración:

"Las reservas canceladas ___ día(s) antes de la llegada son reembolsables al ___ por ciento."

Seleccione Agregar regla de cancelación para agregar un escalón. Puede agregar tantos escalones como necesite. Cada regla debe usar una cantidad de días distinta. La cantidad de días antes de la llegada no puede ser mayor que 365.

Lea cada regla como "en o dentro de N días". Cada regla cubre un rango de días. Este rango va desde un día después de la cantidad de días de la regla inmediatamente más larga, hasta su propia cantidad de días. Por ejemplo, si una regla es de 7 días antes de la llegada con 50 % reembolsable, y otra regla es de 2 días antes de la llegada con 0 % reembolsable:

Días antes de la llegada	Reembolso
8 días o más	100 %
3 a 7 días	50 %
0 a 2 días	Nada

aviso

No puede hacer que una cancelación con mucha anticipación no sea reembolsable. Todo lo que quede más allá de su regla con más días siempre es reembolsable al 100 %. Petsoft lo indica en el propio formulario: "Las reservas son totalmente reembolsables hasta la regla de cancelación más distante respecto de la llegada. Si no se especifican reglas, las reservas siempre son totalmente reembolsables."

Si quiere cobrar algo por las cancelaciones tempranas, su regla con la mayor cantidad de días debe establecer ese cargo. No puede configurar un rango más allá de su regla con el número más alto.

Dos reglas más que conviene conocer:

• Los escalones se cuentan en días completos, usando la zona horaria de su instalación. Los escalones no usan horas. El campo de entrada de la regla se llama día(s). Por ejemplo, 48 horas antes de la llegada equivale a una regla de 2 días.
• Una reserva con estado Pendiente de aprobación siempre es totalmente reembolsable. Esta regla aplica incluso si su política de cancelación indica lo contrario.

Lo que ve el cliente cuando cancela

La página de cancelación muestra el resultado con claridad. Por ejemplo:

"La política de cancelación de [su organización] para [servicio] establece que las reservas canceladas dentro de 3 día(s) de la llegada son reembolsables al 50 %. Se reembolsarán $30.00 del depósito de $60.00."

Hacer una excepción

A veces una política de cancelación no se ajusta a la situación. Por ejemplo, a un cliente se le puede inundar la casa, o una mascota puede enfermarse. Petsoft le permite hacer una excepción.

En la página de cancelación, el personal con el permiso Grant Refunds puede seleccionar esta casilla:

"Reembolsar el depósito completo ($60.00), omitiendo la política de cancelación."

Si el personal no tiene ese permiso, un gerente puede seleccionar Autorizar anulación de reembolso completo e ingresar su propio inicio de sesión para aprobar el reembolso. Esta anulación es de todo o nada. No puede ingresar un monto de reembolso personalizado.

Los cupones de guardería anulan los depósitos de guardería

Si los paquetes de cupones de guardería están activados, Petsoft omite las reglas de depósito de guardería. Petsoft muestra un mensaje de advertencia en el formulario. En su lugar, aplica un único plazo:

important

Debe cancelar antes de las 5:00 p. m. del día anterior a la fecha de la reserva, o Petsoft le cobra la tarifa de guardería. Si cancela antes de esa hora, Petsoft emite un reembolso completo. Si cancela en ese momento o después, Petsoft no reembolsa el depósito, y el cliente pierde los cupones usados. Los escalones de cancelación no aplican a los cupones de guardería.

Para usar depósitos en la guardería, desactive Exigir cupones para reservas de guardería. Encontrará esta configuración en Organización > Configuración > Reglas.

Cuándo Petsoft no cobra un depósito

Un depósito es $0.00 en tres casos:

• El servicio es guardería, y los cupones de guardería están activados. Vea la sección anterior.
• No hay ninguna política configurada para ese servicio. O la política no tiene método de cálculo.
• El monto configurado es $0.00.

Reembolsos y crédito de tienda

Petsoft convierte un depósito en crédito de tienda solo cuando el dispositivo de pago que cobró el depósito está ahora dado de baja. Petsoft no puede acreditar la tarjeta original una vez que su dispositivo de pago está dado de baja. Esta regla de crédito de tienda no depende de qué tan tarde canceló el cliente. Petsoft le pide que confirme la conversión antes de hacerla.

Consulte Crédito de tienda y reembolsos para obtener más información.

Editar y eliminar

No puede eliminar un conjunto de políticas si su fecha de inicio ya pasó. En su lugar, cree un conjunto nuevo con una fecha de inicio futura. Puede eliminar un conjunto con fecha futura en cualquier momento, salvo que ya haya una reserva usándolo.

Cualquier empleado puede ver y definir las políticas de depósito. Esta página no requiere un permiso especial.