Proteger sus ingresos

Petsoft no tiene una política de cancelación estándar. Usted define su propia política de cancelación. Usted decide el monto del depósito. También decide con cuánta anticipación debe avisar un cliente para recibir un reembolso.

Los depósitos lo protegen de clientes que cancelan tarde o no se presentan. Cada negocio maneja los depósitos de forma distinta. Por ejemplo, una peluquería puede cobrar el precio completo por adelantado. Si un cliente falta a la cita, la peluquería pierde ese horario. Una perrera de alojamiento puede cobrar en cambio un monto fijo menor. El cliente está reservando una estancia más larga. Petsoft admite las dos opciones.

Cada servicio tiene su propia política de depósito. Vaya a Servicios > Servicios de la instalación, abra el servicio y desplácese hasta la sección Política de depósito (Deposit Policy), debajo de los precios. Necesita el permiso Manage Facility Services para ver Servicios en la navegación.

Cómo funcionan los depósitos

Si un servicio exige depósito, el estado de la reserva es Pendiente de depósito. Cuando el cliente paga, el estado cambia a Reservada. Esta regla aplica a las estancias que reserva su personal. También aplica a las estancias que los clientes reservan en el portal.

Una política de depósito pertenece a uno de los períodos de tarifa del servicio, los mismos rangos de fechas que guardan los precios del servicio. Consulte Servicios y tarifas para saber cómo funcionan los períodos de tarifa. Petsoft usa la política del período de tarifa que cubre las fechas de la reserva. Si ningún período de tarifa cubre la estancia, Petsoft usa el período vigente hoy.

Cuando usted inicia un período de tarifa nuevo, Petsoft copia la política de depósito del período anterior, junto con los precios. Para planear un cambio, como depósitos de días festivos más estrictos antes de una temporada alta, inicie un período de tarifa nuevo en la fecha del cambio y edite su política de depósito. Los períodos anteriores conservan su propia política.

Los dos métodos de cálculo

Método	Cómo funciona	Ideal para
Monto fijo	Un cargo fijo, de $0.00 a $2,000.00	Guardería o estancias cortas, donde el total de la cuenta es previsible
Porcentaje de la factura	Un porcentaje del total estimado, de 0 % a 100 %	Estancias de alojamiento, donde la cuenta varía según la duración

La mayoría de las instalaciones usa una combinación de métodos. Por ejemplo, un monto fijo para guardería y un porcentaje para alojamiento. Como cada servicio tiene su propia política, usted define el método por servicio y por instalación. Cada política tiene un Depósito estándar (Standard Deposit) para las fechas normales y un Depósito festivo (Holiday Deposit) para las reservas que se superponen con una fecha que usted marcó.

nota

Un depósito nunca supera el total de la cuenta. Por ejemplo, si el depósito fijo es de $60.00 y la estancia cuesta $40.00, Petsoft cobra solo $40.00.

Definir una política

1. Vaya a Servicios > Servicios de la instalación y abra el servicio.
2. En el menú desplegable Período de tarifa (Rate Period), elija el período al que aplica la política.
3. En la sección Política de depósito, elija el Método de cálculo del depósito estándar (Standard Deposit Calculation Method). Déjelo en Sin depósito (No deposit required) si el servicio no necesita depósito en las fechas normales.
4. Ingrese el valor correspondiente de Monto fijo (Standard Deposit Fixed Amount) o Porcentaje de la factura (Standard Deposit Percent of Invoice).
5. Puede agregar Reglas de cancelación. Aparecen después de elegir un método de cálculo. Vea la sección de Reglas de cancelación más abajo.
6. Repita los pasos 3 a 5 para el Depósito festivo.
7. Seleccione Guardar (Save).

tip

El Depósito festivo es una política completa e independiente. Tiene su propio método, su propio monto y sus propias reglas de cancelación. Aplica cada vez que una reserva se superpone con una fecha de su lista de Días festivos. Mantenga esa lista al día.

Si deja el Depósito festivo en Sin depósito, las reservas que se superponen con un día festivo no necesitan depósito, aunque el Depósito estándar esté configurado.

Reglas de cancelación

Cada regla se escribe como una oración:

"Las reservas canceladas ___ día(s) antes de la llegada son reembolsables al ___ por ciento."

Seleccione Agregar regla de cancelación para agregar un escalón. Puede agregar tantos escalones como necesite. Cada regla debe usar una cantidad de días distinta. La cantidad de días antes de la llegada no puede ser mayor que 365.

Lea cada regla como "en o dentro de N días". Cada regla cubre un rango de días. Este rango va desde un día después de la cantidad de días de la regla inmediatamente más larga, hasta su propia cantidad de días. Por ejemplo, si una regla es de 7 días antes de la llegada con 50 % reembolsable, y otra regla es de 2 días antes de la llegada con 0 % reembolsable:

Días antes de la llegada	Reembolso
8 días o más	100 %
3 a 7 días	50 %
0 a 2 días	Nada

aviso

No puede hacer que una cancelación con mucha anticipación no sea reembolsable. Todo lo que quede más allá de su regla con más días siempre es reembolsable al 100 %. Petsoft lo indica en el propio formulario: "Las reservas son totalmente reembolsables hasta la cantidad de días de la regla de cancelación más distante antes de la llegada. Si no hay reglas configuradas, las reservas siempre son totalmente reembolsables."

Si quiere cobrar algo por las cancelaciones tempranas, su regla con la mayor cantidad de días debe establecer ese cargo. No puede configurar un rango más allá de su regla con el número más alto.

Dos reglas más que conviene conocer:

• Los escalones se cuentan en días completos, usando la zona horaria de su instalación. Los escalones no usan horas. El campo de entrada de la regla se llama día(s). Por ejemplo, 48 horas antes de la llegada equivale a una regla de 2 días.
• Una reserva con estado Pendiente de aprobación siempre es totalmente reembolsable. Esta regla aplica incluso si su política de cancelación indica lo contrario.

Lo que ve el cliente cuando cancela

La página de cancelación muestra el resultado con claridad. Por ejemplo:

"La política de cancelación de [su organización] para [servicio] establece que las reservas canceladas dentro de 3 día(s) de la llegada son reembolsables al 50 %. Se reembolsarán $30.00 del depósito de $60.00."

Hacer una excepción

A veces una política de cancelación no se ajusta a la situación. Por ejemplo, a un cliente se le puede inundar la casa, o una mascota puede enfermarse. Petsoft le permite hacer una excepción.

En la página de cancelación, el personal con el permiso Grant Refunds puede seleccionar esta casilla:

"Reembolsar el depósito completo ($60.00), omitiendo la política de cancelación."

Si el personal no tiene ese permiso, un gerente puede seleccionar Autorizar anulación de reembolso completo e ingresar su propio inicio de sesión para aprobar el reembolso. Esta anulación es de todo o nada. No puede ingresar un monto de reembolso personalizado.

Los cupones de guardería anulan los depósitos de guardería

Si los paquetes de cupones de guardería están activados, Petsoft omite las reglas de depósito de guardería. Petsoft muestra un mensaje de advertencia en el formulario. En su lugar, aplica un único plazo:

important

Debe cancelar antes de las 5:00 p. m. del día anterior a la fecha de la reserva, o Petsoft le cobra la tarifa de guardería. Si cancela antes de esa hora, Petsoft emite un reembolso completo. Si cancela en ese momento o después, Petsoft no reembolsa el depósito, y el cliente pierde los cupones usados. Los escalones de cancelación no aplican a los cupones de guardería.

Para usar depósitos en la guardería, desactive Exigir cupones para reservas de guardería. Encontrará esta configuración en Organización > Configuración > Reglas.

Cuándo Petsoft no cobra un depósito

Un depósito es $0.00 en tres casos:

• El servicio es guardería, y los cupones de guardería están activados. Vea la sección anterior.
• El período de tarifa del servicio no tiene política de depósito, o su método de cálculo es Sin depósito.
• El monto configurado es $0.00.

Reembolsos y crédito de tienda

Petsoft convierte un depósito en crédito de tienda solo cuando el dispositivo de pago que cobró el depósito está ahora dado de baja. Petsoft no puede acreditar la tarjeta original una vez que su dispositivo de pago está dado de baja. Esta regla de crédito de tienda no depende de qué tan tarde canceló el cliente. Petsoft le pide que confirme la conversión antes de hacerla.

Consulte Crédito de tienda y reembolsos para obtener más información.

Editar y quitar una política

• Un período de tarifa que ya terminó muestra su política de depósito en modo de solo lectura, igual que sus precios. Para cambiar los depósitos a futuro, inicie un período de tarifa nuevo.
• Para dejar de exigir depósito, vuelva a poner el método de cálculo en Sin depósito y seleccione Guardar.
• Los depósitos ya cobrados no cambian cuando usted edita una política.
• Eliminar un período de tarifa también elimina su política de depósito.