Cobrarles a los clientes

Cuando una mascota está lista para irse a casa, la factura muestra el total que debe el cliente. La factura detalla el precio de la estancia de la mascota, los servicios adicionales y los productos que compró el cliente.

Una factura Pendiente. Las acciones rápidas son Editar, Publicar y Anular. El aviso le permite aplicar el depósito ya cobrado.

Petsoft crea algunas facturas por usted de forma automática: una factura de pago previo al reservar, y una factura final al momento de la salida. Usted también puede crear una factura a mano con Nueva factura desde el registro de un cliente. Para crear la factura final, haga clic en Finalizar y facturar después de que la mascota registre la salida.

Cómo avanza una factura

Toda factura está en uno de estos cuatro estados:

Estado	Lo que significa
Pendiente	Un borrador. El cliente todavía no debe este monto. Es el único estado en el que puede editar las líneas de la factura.
Abierta	Publicada en la cuenta del cliente. El cliente debe el saldo.
Pagada	Pagada por completo.
Anulada	Cancelada. No cuenta para el saldo del cliente.

aviso

No puede deshacer la publicación. Cuando publica una factura Pendiente, su estado cambia a Abierta. Después de eso, solo puede pagar la factura, anularla mientras esté sin pagar, o usar Modificar factura para anularla y volver a crearla. Haga todas sus ediciones antes de publicar la factura.

Encontrar facturas

El enlace Facturas en el menú de navegación izquierdo muestra un número con las facturas sin publicar y abiertas de su instalación. Abre dos pestañas:

• Facturas: le permite filtrar por Estado de la factura (Todos los estados, Pendiente, Abierta, Pagada o Anulada) y por Fecha de búsqueda (desde los últimos 30 días hasta los últimos 2 años). Las columnas son Número de factura, Estado, Cliente, Fecha, Reserva y Total.
• Reservas con salida registrada: lista las facturas pendientes de reservas ya retiradas que todavía necesita publicar. Use esta pestaña como su lista de cierre del día.

Cada cliente también tiene una pestaña de Facturas. Sus columnas son Número de factura, Tipo, Estado, Fecha de la factura, Total de la factura, Saldo restante y Reserva. También tiene un filtro de Solo pendientes y una lista de Incluir facturas desde.

¿Qué aparece en una factura?

Concepto	De dónde viene
Precio de la estancia	Su tarifa de servicio para el nivel de tarifa del run, la cantidad de mascotas y la duración de la estancia.
Recargo por día festivo	Petsoft agrega este cargo por cada mascota en cada fecha festiva, pero solo si usted configuró un cargo para eso. Petsoft no agrega este cargo de forma automática.
Adicionales	Servicios adicionales como un corte de uñas o tiempo de juego adicional, agregados a la estancia de la mascota.
Productos	Comida, golosinas y juguetes. Un miembro del personal los agrega a la factura.

Editar una factura Pendiente

Mientras la factura está Pendiente, la página de edición muestra acciones rápidas: Agregar servicios, Agregar alimento (se muestra solo cuando tiene un producto de alimento de la casa), Agregar producto, Agregar crédito de tienda, Agregar ajuste y Agregar código promocional. Un Descuento de servicio aplica un porcentaje de descuento solo a las líneas de servicio.

Cada línea muestra Cantidad, Detalles, Precio original, Precio ajustado y Precio. Cuando cambia una cantidad o un precio, Petsoft actualiza los totales de inmediato.

Hay dos formas de guardar la factura. Guardar deja la factura Pendiente. Guardar y publicar factura guarda y publica la factura en un solo paso.

Publicar, anular, modificar

• Publicar factura cambia el estado de la factura a Abierta, y el cliente pasa a deber el saldo. Publicar la factura de una reserva también marca la reserva como Facturada y aplica automáticamente cualquier depósito ya cobrado. Si el depósito deja el saldo en cero, Petsoft cambia el estado de la factura a Pagada.
• Anular factura funciona solo cuando la factura no tiene pagos aplicados. En la lista de facturas, el botón aparece desactivado y muestra este mensaje: "Las facturas abiertas con pagos aplicados no se pueden anular." Reembolse los pagos primero y luego anule la factura. Cuando anula la factura de una reserva, Petsoft le pregunta si también quiere cancelar la reserva. Elija Cancelar reserva o Solo anular la factura.
• Use Modificar factura para corregir una factura de reserva ya publicada. Reembolsa cualquier pago previo, pero conserva el cargo del depósito original. Luego anula la factura y crea una nueva copia Pendiente. La nueva copia conserva sus ediciones manuales, para que pueda ajustarla y volver a publicarla.
• Marcar como pagada aparece solo en una factura Abierta con saldo en cero.

Cobrar un pago

Usted cobra pagos en la página de detalles de una factura Abierta, en Opciones de pago. Si la factura todavía está Pendiente, publíquela primero.

La lista de Opción de pago muestra estas opciones, en este orden:

1. Las tarjetas guardadas del cliente. Petsoft selecciona la tarjeta predeterminada por usted.
2. Sus terminales de tarjetas activas, según el nombre del dispositivo.
3. Efectivo.
4. De cortesía. Usted debe escribir un motivo. Petsoft guarda el motivo como nota del pago.
5. Crédito de tienda ($45.00 restantes). Esta opción aparece primero cuando cubre todo el saldo.
6. Certificado de regalo.

Seleccione una, revise el Monto del pago y haga clic en Pagar factura.

Si usa una terminal de tarjetas integrada, se abre una ventana de Transacción del dispositivo de pago. Muestra el mensaje "Comunicándose con la terminal de tarjetas…" mientras la terminal procesa el pago. No salga de esta página hasta que termine la transacción. El cliente apoya o inserta su tarjeta. Petsoft marca la factura como Pagada y ofrece un recibo que usted puede imprimir o enviar por correo electrónico.

tip

El personal no necesita escribir el monto. Petsoft envía el total exacto a la terminal. Esto evita que el personal escriba $30 por error en lugar de $300.

Usted puede cobrar pagos parciales. Cuando cobra un pago parcial, Petsoft muestra este mensaje en la factura: "Esta factura abierta se pagó parcialmente. Realice pagos adicionales para completar el saldo de la factura." Petsoft sigue mostrando este mensaje hasta que la factura queda pagada por completo.

Cómo funciona la terminal de pago

Depósitos, pagos en exceso y cupones

• Cuando se cobra un depósito, Petsoft muestra un aviso con este mensaje: "Se realizó un pago previo de $X para esta reserva y puede aplicarse a esta factura." Haga clic en Aplicar el pago previo de $X para aplicarlo.
• Si un cliente paga de más un pago previo, el cliente elige Comprar $X en crédito de tienda o Reembolsar $X a [tarjeta].
• Cuando el cliente tiene cupones de guardería que aplican a esta factura, aparece un botón de Aplicar N cupón(es) de guardería. Para obtener más información, consulte Cupones y códigos promocionales.
• Usted puede aplicar solo un código promocional por factura. Si una reserva ya tiene un código promocional, esta página muestra el código y no le permite cambiarlo.

Reembolsos y crédito de tienda

Necesita el permiso Grant Refunds para emitir un reembolso. Haga clic en Reembolsar factura para empezar. Consulte Crédito de tienda y reembolsos para conocer el procedimiento completo y de dónde sale el crédito de tienda.

Tarjetas guardadas

La pestaña Tarjetas del cliente lista las tarjetas guardadas. Las columnas son Nombre en la tarjeta, el número de Tarjeta enmascarado, Fecha de vencimiento, Dirección, Opción de pago (indica cuál es la predeterminada) e Instalación. Esta pestaña también tiene un interruptor de Mostrar tarjetas de todas las instalaciones.

• Agregar tarjeta nueva abre un formulario seguro de ingreso de tarjetas de su pasarela de pago. La instalación debe tener un dispositivo de pago en línea activo para que este formulario funcione.
• El botón de la marca de verificación establece una tarjeta como predeterminada. El lápiz la renombra. El botón de la papelera la desactiva. Cada acción le pide confirmación primero.
• Si selecciona Guardar en el archivo durante un pago, Petsoft también guarda la tarjeta: "Guarda los datos de la tarjeta para uso futuro del cliente en la instalación actual."

nota

Petsoft nunca almacena el número completo de la tarjeta, solo un token del procesador de pagos y los dígitos suficientes para reconocerla.

Relacionado

• Políticas de depósito: lo que Petsoft cobra al reservar.
• Reservas: el registro de salida y Finalizar y facturar.