Reembolsos y crédito de tienda

Los clientes cancelan. Las mascotas se enferman. Alguien paga una estancia de diez noches y retira a su perro después de tres noches por una emergencia familiar. Cuando usted debe devolverle dinero a un cliente, Petsoft le da varias opciones.

Reembolsar una factura

Necesita el permiso Grant Refunds. Abra la factura desde la lista de facturas o desde su página de detalles, y luego haga clic en Reembolsar factura.

1. Revise los Reembolsos existentes en la parte superior de la página. Esto le ayuda a evitar reembolsar dos veces el mismo concepto.
2. En Líneas reembolsables, seleccione cada línea que quiera reembolsar. Seleccionar todo selecciona todas las líneas.
3. Puede seleccionar la casilla de omisión para ignorar los límites de la política de depósito. Vea la sección más abajo.
4. Haga clic en Reembolsar.

Usted solo puede reembolsar líneas completas. No hay un campo para un monto parcial. Para reembolsar un monto menor, seleccione menos líneas.

nota

Los reembolsos no pasan por la terminal de tarjetas. No necesita volver a apoyar la tarjeta. Petsoft envía la solicitud de reembolso directamente al procesador.

Los depósitos limitan el reembolso

Si la factura incluye un depósito o un pago previo, Petsoft limita el monto que usted puede reembolsar:

"Esta factura contiene un depósito de reserva, un depósito de alojamiento o un pago previo de reserva. Según las políticas de cancelación, el monto que se espera reembolsar es $30.00. Si se seleccionan líneas para reembolsar, el monto total del reembolso no superará los $30.00."

Para omitir el límite, seleccione:

"Omitir las políticas de cancelación y reembolsar el monto completo del depósito de $60.00."

Consulte Políticas de depósito para saber cómo Petsoft calcula ese monto. Esa página también explica la opción de omisión aparte que existe en la página de cancelación de la reserva.

De dónde sale el crédito de tienda

El crédito de tienda es un saldo en la cuenta del cliente. El cliente puede gastarlo en una visita futura. El crédito de tienda proviene de tres fuentes:

1. Usted lo vende. Agregue una línea de Agregar crédito de tienda a una factura y cóbrela, como cualquier otro producto.
2. Un cliente paga de más un pago previo. La factura le ofrece una opción: Comprar $X en crédito de tienda o Reembolsar $X a [tarjeta]. Esta es una elección real para el cliente. El crédito de tienda no es solo una opción alternativa.
3. El dispositivo de pago original fue dado de baja. Petsoft ya no puede acreditar la tarjeta, así que convierte el reembolso en crédito de tienda.

important

En el tercer caso, Petsoft siempre le pregunta primero. Petsoft muestra este mensaje:

"Uno o más pagos de esta factura se realizaron con un dispositivo que fue desactivado. Cualquier reembolso afectado se convertirá en crédito de tienda y no se devolverá a la cuenta original. ¿Desea continuar?"

Si solo una parte del reembolso está afectada, un cuadro de Reembolso no disponible ofrece dos opciones: Aceptar (tomar el crédito) o Volver. Explíquele la opción al cliente antes de seleccionar Aceptar. El cliente recibe un saldo en su cuenta, no dinero de vuelta en su tarjeta. Avísele esto al cliente antes de continuar.

aviso

El crédito de tienda pertenece a una sola instalación. El crédito obtenido en una instalación no se puede gastar en otra instalación de la misma organización. Esto puede confundir al personal en organizaciones con más de una instalación. Antes de prometerle a un cliente que puede usar su crédito en otro lugar, verifique en qué instalación está.

El crédito de tienda al momento de cobrar

Cuando un cliente con crédito paga, Crédito de tienda ($45.00 restantes) aparece en la lista de opciones de pago. Aparece primero cuando cubre todo el saldo. Selecciónelo, defina el monto y haga clic en Pagar factura.

Si el crédito no cubre el monto completo, la factura queda abierta, y usted puede cobrar el resto con cualquier otro método de pago. Petsoft usa primero el crédito de tienda más antiguo del cliente.

Hay dos cosas que usted no puede hacer. No puede comprar crédito de tienda con crédito de tienda ("El crédito de tienda no se puede utilizar para comprar crédito de tienda"). Tampoco puede reembolsar crédito que un cliente compró usando fondos de un pago previo.

Ver los saldos de crédito

Para ver todos los clientes con crédito de tienda, ejecute el informe Crédito de tienda en Informes. El informe lista nombres, saldos y la fecha en que cada cliente recibió crédito por última vez. Use esta lista para contactar a clientes con crédito sin usar; puede que quieran volver a reservar. El informe cubre una instalación a la vez.

Usted puede ver el saldo propio de un cliente en la parte superior de su página de perfil.

Cuando los reembolsos fallan

El resultado más común no es una falla. Suele ser la conversión a crédito de tienda descrita arriba para un dispositivo dado de baja.

Si ve este mensaje: "Ya hay un reembolso en curso para este pago. Vuelva a intentarlo en un momento.", significa que alguien ya inició el reembolso. Hacer clic dos veces en el botón por error también puede causar este mensaje.

Espere un momento. Vuelva a revisar la factura antes de intentar el reembolso de nuevo. No haga clic en el botón repetidamente, o puede crear un reembolso duplicado.

Cualquier otro mensaje es un error genérico. No siga intentando de inmediato. Verifique si el reembolso se completó. Si el error continúa, abra un ticket de soporte. No llame directamente al procesador de pagos.

nota

Petsoft completa los reembolsos a crédito de tienda de inmediato. Un reembolso a tarjeta suele tardar unos días en aparecer, según el banco del cliente.

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Reembolso a tarjeta frente a crédito de tienda

Factor	Reembolso a la tarjeta original	Crédito de tienda
Velocidad	Unos días, según el banco	De inmediato
Flujo de caja	El dinero sale de su negocio	El dinero se queda en su negocio
Retención de clientes	Menor	Mayor (incentiva volver a reservar)
Dónde se puede gastar	En cualquier lugar	Solo en la instalación que lo emitió
Cuándo lo usaría	La opción habitual	Al vender crédito, cuando un cliente quiere conservar un pago en exceso como crédito, o cuando el dispositivo original fue dado de baja

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