Configuración de acuerdos y políticas

Antes de que un nuevo cliente entregue a su mascota, probablemente querrá que el cliente acepte tus reglas. Cosas como requisitos de vacunación, políticas de cancelación y exoneraciones de responsabilidad. Petsoft te permite convertir esos documentos en acuerdos digitales que los clientes firman desde la portal del padre.

Crear un acuerdo

Ve a Organización > Acuerdos y haz clic en Nuevo Acuerdo.

Necesitarás:

• Un título, como "Acuerdo de Alojamiento" o "Waiver de Jardín de Mascotas"
• El texto del cuerpo, que soporta formato básico
• Un número de versión, para poder rastrear cambios a lo largo del tiempo

Escribe el acuerdo en un lenguaje claro. La persona que lo firme probablemente lo esté leyendo desde su teléfono mientras está en tu lobby. Parágrafos cortos y listas con puntos funcionan mejor que bloques legales densos.

Requerir una firma

Después de crear el acuerdo, activa Requiere Firma. Esto significa que los nuevos clientes no pueden reservar hasta que hayan firmado la versión actual.

Cuando un cliente crea su cuenta del portal, verá el acuerdo justo después de verificar su correo electrónico. Desplázate por él, marca una casilla que dice que estás de acuerdo y envíalo. Petsoft registra la fecha, hora y dirección IP de la firma.

Los clientes existentes no se ven obligados a firmar nuevamente a menos que liberes una nueva versión. Cuando actualices un acuerdo, puedes elegir si los clientes existentes deben firmarlo nuevamente o si las nuevas condiciones solo aplican para nuevos inscritos.

Acuerdos múltiples para diferentes servicios

Algunas instalaciones tienen un acuerdo general. Otros tienen documentos separados para alojamiento, jardín de mascotas y aseo. Puedes crear tantos acuerdos como necesites.

Si un cliente ha firmado el acuerdo de alojamiento pero no el de jardín de mascotas, pueden reservar alojamiento pero no jardín de mascotas. El sistema verifica cada servicio por separado.

Términos de servicio

Además de los acuerdos con clientes, puedes establecer una página de Términos de Servicio para tu portal. Esto es diferente a un acuerdo con cliente porque se aplica a todos los que usan tu portal, incluso si nunca reservan una estancia.

Ve a Organización > Acuerdos > Términos de Servicio para editarla. La mayoría de las empresas copian y peguen el lenguaje desde su sitio web o preguntan a su abogado por un modelo estándar.

Lo que ven los clientes

Cuando un cliente inicia sesión en el portal, cualquier acuerdo no firmado aparece como una bandera en la parte superior de la página. No pueden deshacerse de ella. Tienen que firmar o contactarte para optar por fuera.

Puedes verificar el estado de la firma del cliente desde su perfil. Abre al cliente, ve a la pestaña Acuerdos y verás una lista de cada documento que ha firmado, con las fechas.

Imprimir acuerdos

Algunos clientes quieren una copia impresa. Puedes imprimir cualquier acuerdo desde el lado administrativo abriendo el mismo e haciendo clic en Imprimir. El bloque de firma mostrará el nombre del cliente y la fecha que firmó digitalmente, incluso en la versión impresa.

Si un cliente se niega a firmar digitalmente, puedes imprimir el acuerdo, hacerles firmar con una pluma y luego subir una foto o escanearlo a su perfil. No es ideal para el registro, pero funciona de manera temporal.

Flujo de trabajo para crear un acuerdo

Firmas de clientes nuevos vs. existentes

Firmas digitales vs. en papel

Aspecto	Firma digital	Firma en papel
Velocidad	Instantánea	Requiere imprimir y escanear
Control de registros	Guardada automáticamente con fecha/IP	Requiere carga manual
Conveniencia para el cliente	Firma desde teléfono o computadora	Debe estar presente
Rastro legal de auditoría	Integrado	Depende de la calidad de la carga