Configuración y cumplimiento de las vacunas

Petsoft no impone una lista única de vacunas para todos. Tú decides exactamente cuáles vacunas son necesarias para tu negocio y qué tan estricto debe ser el sistema al respecto. Un día cuidador en Texas puede requerir bordetella, mientras que un peluquero en Vermont puede no hacerlo. Establece las reglas.

Configuración de las vacunas requeridas

Ve a Organización > Configuración > Vacunas. Verás una lista de vacunas comunes como rabia, distemper y bordetella. Activa Requerido para las que tu instalación exija.

También puedes agregar vacunas personalizadas. Tal vez tu veterinario recomiende leptospirosis para perros que hacen senderismo, o tal vez requieras influenza canina debido a una brote local. Haz clic en Agregar Vacuna, dale un nombre y marca como requerida.

Cada vacuna puede ser requerida para todos los servicios o solo para algunos específicos. Si la bordetella es necesaria solo para el cuidado del día y el alojamiento, pero no para la peluquería, establece las cosas de esa manera. El sistema no bloqueará una cita de peluquería por falta de un registro de bordetella.

Requisitos específicos de servicio

No todas las vacunas se aplican a todos los servicios. Un gato que recibe un corte de uñas no necesita las mismas inyecciones que un perro que pasa dos semanas en alojamiento.

Para cada vacuna, eliges cuáles servicios la requieren:

Vacuna	Alojamiento	Cuidado del día	Peluquería
Rabia	Requerido	Requerido	Requerido
Distemper/Parvovirus	Requerido	Requerido	No requerido
Bordetella	Requerido	Requerido	No requerido
Influenza canina	Requerido	No requerido	No requerido

Esta tabla es solo un ejemplo. Tus requisitos reales dependen de las leyes estatales, la póliza de seguros y tu nivel personal de comodidad.

La ventana de advertencia

La ventana de advertencia controla cuándo Petsoft comienza a recordar sobre una vacuna que está por vencer. Si la estableces en treinta días, el sistema marcará una vacuna que vence en tres semanas. Si la estableces en siete días, espera hasta el último momento.

Recomendamos treinta días para la mayoría de las instalaciones. Eso da a los clientes tiempo para programar una cita con su veterinario sin sentirse apurados. Si la estableces demasiado corta, los clientes llamarán a tu negocio en pánico el día antes de su estancia.

La ventana de advertencia afecta:

• Los recordatorios automáticos por correo electrónico a los clientes
• Las bandas rojas y amarillas en tu panel de control
• Las notificaciones del portal que los clientes ven al iniciar sesión

Períodos de gracia

Un período de gracia da a los clientes unos días extra después de la vencimiento para actualizar a su mascota. Si estableces un período de tres días, una vacuna que vence ayer aún permitirá reservas hoy. Se marcará como vencida, pero el sistema no bloqueará la reserva.

Usa los períodos de gracia con cuidado. Son útiles para clientes responsables y organizados, pero algo desordenados. No son útiles para clientes que ignoran recordatorios durante meses. Si te encuentras extendiendo periódicamente los períodos de gracia a la misma persona, considera eliminar su período de gracia en su perfil.

Cumplimiento estricto

Por defecto, Petsoft advierte sobre vacunas faltantes pero no bloquea reservas a menos que la vacuna esté vencida. El cumplimiento estricto cambia eso. Con el cumplimiento estricto activado, un animal con ningún registro para una vacuna requerida no puede reservar ningún servicio.

Es la configuración más segura. Garantiza que cada mascota en tu instalación tenga al menos algún documento de archivo. El inconveniente es que los nuevos clientes pueden frustrarse si intentan reservar antes de subir sus registros.

La mayoría de las instalaciones usan el cumplimiento estricto para alojamiento y cuidado del día, pero lo dejan desactivado para la peluquería. Un peluquero puede pedir los registros al momento de la entrega. Un alojador necesita confirmarlos antes de que la mascota se quede a dormir.

Manejo de subidas de documentos

Cuando un cliente sube un documento de vacunación, va a tu cola de verificación. Verás una notificación en el panel de control.

Para verificar un documento:

1. Haz clic en la notificación para abrir la pantalla de verificación
2. Mira la foto o PDF que subió el cliente
3. Comprueba que el nombre de la vacuna coincida con lo que seleccionó
4. Comprueba que la fecha de vencimiento del documento coincide con lo que escribió
5. Comprueba que el documento es legible y no borroso
6. Haz clic en Verificar si todo parece correcto, o en Rechazar si algo está mal

Si rechazas un documento, el cliente recibe una notificación explicando que su registro no fue aceptado. Puede subir un nuevo documento e intentarlo de nuevo.

:::toma nota Algunos clientes suben fotos del negocio de la veterinaria o una factura en lugar del certificado real. Rechaza estos y pídeles el certificado. Una factura demuestra que pagaron por una vacuna, pero no prueba que la mascota recibió la misma. :::

Registros vencidos y bloqueos de reservas

Cuando una vacuna vence, el estado del animal cambia a Vencido. El portal muestra un banner rojo. Se envían correos electrónicos automáticos. El panel de control muestra una bandera.

Si la mascota tiene una reserva existente que comienza después de la fecha de vencimiento, tu personal ve una advertencia. La reserva no se cancela automáticamente. Tú decides si honrarla, pedir registros actualizados o cancelar con reembolso.

Los clientes no pueden crear nuevas reservas para una mascota con un registro requerido vencido. Deben subir registros actuales y esperar que los verifiques.

Vacunas personalizadas para casos especiales

Algunas instalaciones rastrean vacunas que no están en la lista estándar. Línea de Lyme, vacuna contra serpientes rattlesnake o enfermedades regionales específicas a tu área. Agrega estas como vacunas personalizadas y marca como requeridas si es necesario.

Las vacunas personalizadas funcionan exactamente como las incorporadas. Aparecen en el portal, generan recordatorios y bloquean reservas si están vencidas. La única diferencia es que las nombraste.

Revisiones anuales

Los requisitos de vacunación cambian. Las leyes se actualizan. Tu póliza de seguros puede agregar nuevas exigencias. Tu veterinario puede recomendar nuevas inyecciones basándose en los patrones locales de enfermedades.

Revisa tus configuraciones de vacunas una vez al año. Asegúrate de que la lista requerida aún coincida con tus políticas actuales. Elimina las vacunas que ya no te importan. Agrega nuevas si tu veterinario las recomienda. Actualiza tu ventana de advertencia si los clientes se quejan consistentemente sobre el momento.

Una revisión anual de cinco minutos previene muchos dolores de cabeza durante la temporada ocupada.