Configuración y cumplimiento de las vacunas

Petsoft no impone una lista única de vacunas para todos. Usted decide exactamente cuáles vacunas son necesarias para su negocio y qué tan estricto debe ser el sistema al respecto. Una guardería en Texas puede requerir bordetella. Un peluquero en Vermont puede no hacerlo. Usted establece las reglas.

Configuración de las vacunas requeridas

Vaya a Organización > Configuración > Vacunas. Verá una lista de vacunas comunes como rabia, moquillo (distemper) y bordetella. Active Requerido para las que su instalación exija.

También puede agregar vacunas personalizadas. Tal vez su veterinario recomiende leptospirosis para perros que hacen senderismo, o tal vez requiera influenza canina debido a un brote local. Haga clic en Agregar Vacuna, dele un nombre y márquela como requerida.

Cada vacuna tiene un único indicador de Requerido que se aplica a toda su instalación. No existe un desglose por servicio: no puede requerir bordetella para guardería y alojamiento mientras la exime para aseo; el requisito está activado o desactivado para la vacuna en su conjunto.

La ventana de advertencia

La ventana de advertencia controla cuándo Petsoft comienza a avisar sobre un vencimiento próximo. Si la establece en treinta días, el sistema marca una vacuna que vence en tres semanas. Si la establece en siete días, espera hasta el último momento.

Recomendamos treinta días para la mayoría de las instalaciones. Eso da a los clientes tiempo para programar una cita con su veterinario sin sentirse apurados. Si la establece demasiado corta, los clientes le llamarán en pánico el día antes de su estancia.

La ventana de advertencia afecta:

• Los recordatorios automáticos por correo electrónico a los clientes
• Las banderas rojas y amarillas en su panel de control
• Las notificaciones del portal que los clientes ven al iniciar sesión

Períodos de gracia

Un período de gracia da a los clientes unos días extra después del vencimiento para actualizar a su mascota. Si establece una gracia de tres días, una vacuna que venció ayer aún permitirá reservar hoy. Se mostrará como vencida, pero el sistema no bloqueará la reserva.

Use los períodos de gracia con cuidado. Son útiles para buenos clientes que son responsables pero un poco desorganizados. No son útiles para clientes que ignoran los recordatorios durante meses. Si se encuentra extendiendo repetidamente el período de gracia a la misma persona, considere eliminar su período de gracia en su perfil.

Manejo de la carga de documentos

Cuando un cliente sube un documento de vacunación, el personal puede abrir la lista de documentos de la mascota, ver la foto o el PDF que subió, y actualizar las fechas de vencimiento de la vacunación.

Registros vencidos

Cuando una vacuna vence, el portal muestra un banner rojo. Se envían correos electrónicos automáticos. El panel de control muestra una bandera.

Si la mascota tiene una reserva existente que comienza después de la fecha de vencimiento, su personal ve una advertencia. La reserva no se cancela automáticamente. Usted decide si la honra, pide registros actualizados o cancela con reembolso.

Vacunas personalizadas para casos especiales

Algunas instalaciones rastrean vacunas que no están en la lista estándar: enfermedad de Lyme, vacuna contra serpientes cascabel o enfermedades regionales específicas de su área. Agréguelas como vacunas personalizadas y márquelas como requeridas si es necesario.

Las vacunas personalizadas funcionan exactamente como las incorporadas. Aparecen en el portal, generan recordatorios y bloquean reservas si están vencidas. La única diferencia es que usted las nombró.

Revisiones anuales

Los requisitos de vacunación cambian. Las leyes se actualizan. Su póliza de seguro puede agregar nuevas exigencias. Su veterinario puede recomendar nuevas inyecciones basándose en los patrones locales de enfermedades.

Revise sus configuraciones de vacunas una vez al año. Asegúrese de que la lista requerida siga coincidiendo con sus políticas actuales. Elimine las vacunas que ya no le importen. Agregue nuevas si su veterinario las recomienda. Actualice su ventana de advertencia si los clientes se quejan constantemente sobre el momento.

Una revisión anual de cinco minutos evita muchos dolores de cabeza durante la temporada ocupada.