Manteniendo registros detallados del animal

Las rutas de vacunación son solo el comienzo. Con el tiempo, aprenderás cosas sobre cada animal que tu personal necesita saber. Tal vez un perro se siente ansioso al estar cerca de otras razas grandes. Tal vez un gato necesita medicamento a una hora específica. Tal vez un perro se torció el tobillo durante el juego y necesitas documentar lo que sucedió.

Petsoft tiene algunas herramientas para esto. Están en la página del perfil del animal.

Registre un incidente

Un incidente es cualquier cosa fuera de lo común que quieras registrar formalmente. Peleas, lesiones, fugas, mordeduras o incluso cerca de una.

Para agregar uno, abre el perfil del animal y ve a la pestaña Incidentes. Haz clic en Agregar Incidente e ingresa los detalles:

• Fecha y hora
• ¿Qué sucedió?
• ¿Quiénes estuvieron involucrados (animales y personal)?
• ¿Qué hiciste al respecto?
• ¿Se notificó al dueño?

nota

Los incidentes no son visibles para el dueño del animal en la portal a menos que tú lo compartas específicamente. Están destinados a registros internos y protección de responsabilidad.

Agregar notas

Las notas son menos formales que los incidentes. Úsalas para observaciones de comportamiento, preferencias alimentarias o cualquier otra cosa que ayude a tu equipo a cuidar del animal.

Algunos ejemplos de buenas notas:

• "Latiguea a los hombres con sombreros pero se calma después de cinco minutos"
• "No come a menos que la taza esté en el rincón posterior de la jaula"
• "Necesita una siesta al mediodía; no programes juegos antes de las 13:00"

Las notas aparecen en la agenda diaria y el tablero de ocupación, por lo que quien trabaje ese día las verá sin tener que buscar en el perfil.

Información del veterinario

Cada animal debe tener un veterinario registrado. Ve a la pestaña Veterinario en el perfil del animal e ingresa el nombre del consultorio, número de teléfono y dirección.

En caso de emergencia y no puedes contactar al dueño, es quien llamas. Algunos estados requieren que tengas esta información registrada para cuestiones de licenciamiento, por lo que vale la pena mantenerla actualizada.

También puedes registrar el número del microchip del animal y cualquier condición médica existente. Estos campos son opcionales, pero pueden ahorrar tiempo en una emergencia.

Medicamentos

Si un animal toma medicamento durante su estadía, se registra en la reserva, no en el perfil. El horario de medicación se imprime en el informe diario de medicación para que tu personal sepa exactamente qué dar y cuándo.

Sin embargo, puedes anotar los medicamentos crónicos en el perfil para saber preguntar por ellos al momento del retiro. Algo como "Toma medicamento tiroideo diariamente" es contexto útil incluso si el dueño trae las pastillas consigo.

Subir documentos

Puedes adjuntar archivos a la página de perfil del animal. Los certificados de vacunación son los más comunes, pero también puedes subir:

• Letras de aprobación veterinaria
• Instrucciones de medicación
• Fotos de lesiones (para documentación de incidentes)
• Formularios de evaluación de comportamiento

Los archivos se almacenan de manera segura y solo son visibles para personal autenticado. Los dueños del animal pueden ver los documentos de vacunación si están marcados como compartibles, pero no las fotos internas de incidentes.

Buscar notas e incidentes

Si necesitas encontrar cada animal que haya mordido a otro animal o cada incidente del mes pasado de marzo, usa el filtro de búsqueda en la página de Incidentes. Puedes filtrar por rango de fechas, animal o palabra clave.

Esto es útil para reclamaciones de seguros, inspecciones estatales o simplemente para identificar patrones. Si un perro tiene tres incidentes en dos meses, podría ser el momento de una conversación con el dueño sobre si tu instalación es la adecuada.

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Incidente vs nota: cuándo usar cada uno

	Incidente	Nota
Formalidad	Registro formal y documentado	Observación informal
Ejemplos	Lesiones, peleas, fugas, mordeduras	Preferencias alimentarias, comportamientos
Visibilidad del dueño	Oculto por defecto; compartir si es necesario	Oculto del portal del dueño
Visibilidad del personal	Página de incidentes + perfil	Agenda diaria + tablero de ocupación
Buscable	Sí, con filtros por fecha/mascota/palabra clave	Vía perfil

Árbol de decisión: ¿incidente o nota?

Lista de verificación para documentación de incidentes

Elemento	¿Requerido?
Fecha y hora	Sí
Descripción de lo sucedido	Sí
Mascotas y personal involucrados	Sí
Acciones tomadas	Sí
¿Se notificó al dueño?	Sí
Fotos o documentos de respaldo	Recomendado