Perfiles de clientes

En Petsoft, cada padre de mascota tiene un perfil. El perfil guarda los datos de contacto del cliente, su historial de facturación, sus mascotas y los datos de acceso al portal.

Para encontrar a un cliente, use el buscador que aparece en la parte superior de cada página. Puede buscar por nombre del cliente, nombre de la mascota o correo electrónico. También puede ir a Clientes > Buscar.

Use la barra de búsqueda para encontrar rápidamente a un cliente o una mascota.

Dos filtros amplían la búsqueda cuando no encuentra al cliente que busca. Buscar en todas las instalaciones (Search All Facilities) busca en todas las ubicaciones, no solo en la actual. Mostrar fallecidos/inactivos (Show Deceased/Inactive) muestra los registros que marcó como fallecidos o inactivos. Cada fila de resultados tiene botones de Entrada rápida (Quick Check In), Editar (Edit), Nueva reserva (New Reservation) y Nueva factura (New Invoice). Muchas veces no necesita abrir el perfil completo.

Agregar un cliente nuevo

Haga clic en Agregar nuevo cliente. Complete el formulario:

Qué ingresar	Por qué lo necesitamos
Nombre y Apellido	El nombre del padre de la mascota.
Número de teléfono (y tipo)	La mejor forma de comunicarse con el cliente. Agregue un Número de teléfono alternativo si el cliente tiene uno.
Correo electrónico	La dirección para las facturas y notificaciones. Agregue un Correo electrónico alternativo si el cliente tiene uno.
Estado	El estado Activo permite que el padre de mascota reserve. El estado Pendiente de primera visita inicia el proceso de prueba.
Instalación principal	La ubicación preferida del cliente.
Acuerdo del cliente firmado	Marque la casilla si el cliente ya firmó el acuerdo, o déjela sin marcar y resuelva el acuerdo más adelante.

Luego haga clic en Guardar.

nota

Las direcciones y los contactos de emergencia no están en este formulario. Los encontrará en las pestañas Direcciones y Contactos después de crear al cliente.

Dos problemas pueden impedirle guardar un cliente nuevo. Primero, Petsoft rechaza un correo electrónico que ya usa un cliente activo de su organización. Segundo, su nivel de suscripción limita la cantidad de clientes que puede agregar. Al llegar al límite, Petsoft desactiva el guardado y muestra este mensaje: "Your organization has reached the maximum allowed customer count. To add more customers, please upgrade your subscription tier." (Su organización alcanzó el número máximo de clientes permitido. Para agregar más clientes, actualice su nivel de suscripción.)

Firmar el acuerdo en nombre del cliente

El enlace Acuerdo (Agreement) en el encabezado del cliente abre "Sign the Terms of Service on the behalf of the Customer" (Firmar los Términos de Servicio en nombre del cliente). Al marcar la casilla, primero se le advierte:

"Signing for the customer is legally binding. This cannot be undone once saved. Continue?" (Firmar por el cliente es legalmente vinculante. Esto no se puede deshacer una vez guardado. ¿Desea continuar?)

La página del cliente

El encabezado muestra los datos más importantes del cliente: Teléfono (Phone), Correo electrónico (Email), Perrera (Kennel), Saldo (Balance), Crédito de tienda (Store Credit), Cupones (Coupons), Estado (Status) y Acuerdo (Agreement). El Saldo (Balance) aparece en rojo cuando el cliente debe dinero, y enlaza directamente a las facturas abiertas. El campo Acuerdo (Agreement) muestra Firmado (Signed) o Sin firmar (Not Signed). El encabezado también tiene botones rápidos para Editar (Edit), Reservar (Book Reservations), Nueva factura (New Invoice) y Entrada rápida (Quick Check-In).

Debajo del encabezado, unas pestañas organizan el resto del registro del cliente:

Resumen (Overview) · Mascotas (Pets) · Reservas (Reservations) · Facturas (Invoices) · Pagos (Payments) · Historial (History) · Tarjetas (Cards) · Cupones (Coupons) · Contactos (Contacts) · Direcciones (Addresses) · Tarifas (Rates) · Portal (Portal) · Configuración de notificaciones (Notification Settings)

Tenga en cuenta dos cosas en la pestaña Editar (Edit):

• Mostrar la nota (Prompt the Note) muestra la nota del cliente cuando el personal crea o edita una reserva. Petsoft lo describe así: "When creating a new reservation or editing an existing one, this message will pop-up to notify the user of any details that may be relevant." (Al crear una reserva nueva o editar una existente, este mensaje aparecerá para avisarle al usuario de cualquier detalle que pueda ser relevante.) Úselo para detalles importantes que el personal debe ver.
• Si el cliente tiene acceso al portal, cambie su correo electrónico desde la pestaña Portal. No lo cambie aquí.

Eliminar un cliente

Para eliminar a un cliente necesita el permiso Delete Customers. Petsoft bloquea la eliminación si el cliente tiene saldo en alguna factura o reservas activas. Al eliminar a un cliente, también cambia el estado de sus mascotas Activas a Inactivas.

Dinero, crédito de tienda y tarjetas guardadas

Petsoft reparte la información relacionada con el dinero en varias pestañas en lugar de una sola pestaña de "Facturación":

• Facturas (Invoices): vea lo que el cliente pagó o todavía debe.
• Pagos (Payments): vea las transacciones de pago individuales.
• Tarjetas (Cards): guarde la tarjeta de crédito de un cliente. Esto le permite al cliente pagar rápido en su próxima visita. Las columnas son Nombre en la tarjeta (Name on Card), Tarjeta (Card), Fecha de vencimiento (Expiration Date), Dirección (Address), Opción de pago (Payment Option) e Instalación (Facility). Puede Agregar tarjeta nueva (Add new card), Editar nombre en la tarjeta (Edit name on card), Eliminar tarjeta (Delete card) o Establecer como método de pago predeterminado (Make this the default payment method).
  • Seguridad de la tarjeta: Petsoft nunca almacena el número completo de la tarjeta. Petsoft guarda un token del procesador de pagos y los últimos dígitos de la tarjeta. El número completo de la tarjeta nunca permanece en el sistema de Petsoft.
• Cupones (Coupons): consulte los cupones vigentes que compró el cliente.

Cuentas del portal

La pestaña Portal administra el acceso del cliente al Portal para Padres. Las filas de estado muestran el avance de la cuenta: Configuración de la cuenta del portal (Portal Account Setup), Estado del cliente (Customer Status), Mascotas (Pets) (el cliente tiene al menos una mascota Activa), Prueba (Trial) y Acceso a la tienda (Store Access). Petsoft otorga Acceso a la tienda (Store Access) después de que el cliente se vuelve activo, tiene una mascota activa y completa la prueba.

Un cliente que todavía no configuró su acceso al portal. Cada fila de estado muestra lo que falta. Petsoft ofrece una sola acción: Enviar correo de invitación al portal.

Las acciones disponibles dependen de si el cliente tiene una cuenta del portal:

• Todavía sin cuenta: haga clic en Enviar correo de invitación al portal (Send Portal Invitation Email).
• La cuenta ya existe: use Enviar verificación de correo (Send Email Verification), Enviar restablecimiento de contraseña (Send Reset Password), Desbloquear cuenta (Unlock Account) (cuando el cliente quedó bloqueado) o Desvincular usuario del portal (Unlink Portal User). Desvincular usuario del portal (Unlink Portal User) quita el acceso de este registro de cliente. Úselo, por ejemplo, para vincular un acceso distinto.
• Cambiar correo electrónico (Change Email) le envía al cliente un mensaje de confirmación. El correo de acceso solo cambia después de que el cliente lo confirma.

El correo que recibe el cliente después de que usted hace clic en Enviar correo de invitación al portal. Tiene un botón para continuar con la configuración, y debajo los datos de contacto y el horario de su instalación.

La misma pestaña después de configurar la cuenta: acciones de verificación, restablecimiento de contraseña y desvinculación, además de Actualizar el correo del portal. Este cambio surte efecto solo después de que el cliente lo confirma.

Contactos, direcciones y notificaciones

• Contactos (Contacts): otras personas asociadas a la cuenta, como contactos de emergencia y personas autorizadas para retirar a la mascota. Siempre hay un contacto predeterminado.
• Direcciones (Addresses): las direcciones del cliente, ordenadas por tipo de dirección.
• Configuración de notificaciones (Notification Settings): se describe más abajo.

Preferencias de correos de marketing

Puede elegir quién recibe correos de marketing, y la configuración es más detallada que un simple interruptor de encendido y apagado. En la pestaña Configuración de notificaciones (Notification Settings), cada tipo de notificación tiene su propia casilla de Correo electrónico (Email) y de SMS. Las casillas de SMS solo están activas cuando su organización tiene el SMS configurado.

Recibos (Receipts) · Reservas (Reservations) · Alertas (Alerts) · Anuncios de servicio (Service Announcements) · Marketing (Marketing) · Recordatorio de guardería próxima (Upcoming Daycare Reminder) · Recordatorio de alojamiento próximo (Upcoming Boarding Reminder)

nota

Si desactiva Marketing, Petsoft solo detiene los correos promocionales. Esto no afecta a los correos transaccionales, como los recibos o las confirmaciones de reserva. Esos correos se controlan con interruptores independientes.