Controlar la capacidad de la guardería

La guardería es distinta del alojamiento. En el alojamiento, cada mascota tiene un run para toda la estancia. En la guardería, las mascotas llegan y se van el mismo día. Usted debe saber cuántas mascotas puede aceptar sin llenar demasiado la instalación.

Petsoft le permite definir un límite diario para cada servicio de guardería. Cuando un día se llena, Petsoft lo quita del calendario en el Portal para Padres.

Vaya a Disponibilidad de guardería en la navegación izquierda. En la navegación izquierda, Disponibilidad de guardería es su propio elemento, separado de Servicios. En la página del calendario editable, sin embargo, sigue apareciendo en la misma fila de pestañas que las demás páginas de Servicios (Niveles de tarifa, Runs, Tarifas de servicio, Servicios de la instalación y Cargos) para el personal con Manage Facility Services. El personal que usa la vista de solo lectura no ve esta fila de pestañas.

Lo que necesita

• Manage Facility Services le da el calendario completo y editable.
• View Daycare Availability Settings (Read-Only) muestra el mismo calendario, pero usted no puede seleccionar nada y no hay botones de configuración.

important

Sus runs de guardería determinan la capacidad máxima posible. No puede definir más cupos reservables que la cantidad de runs de guardería que tengan Asignar automáticamente (Automatically Assign) activado para ese servicio. Si un número se niega a subir, esta es la razón. Petsoft muestra este mensaje: "El conteo de runs no puede superar la cantidad total de runs de guardería con asignación automática activada." Para solucionarlo, vaya a Runs.

Leer el calendario

En la vista Detallada, cada día muestra:

• Capacidad de guardería (un número, en azul) — el día está disponible para reserva con esa cantidad de cupos. Si no, Petsoft muestra No reservable (Not Bookable) (rojo).
• Reservados — el número total de runs ocupados. Este número se desglosa en Alojamiento, Departamento de guardería, y una línea por cada servicio de guardería, por ejemplo Guardería 4/10. Esta línea se pone roja cuando ese servicio está lleno.
• Restantes — el número de cupos que quedan. Este número es verde cuando quedan muchos cupos, naranja cuando el día está a la mitad de su capacidad y rojo cuando el día está casi lleno o completamente lleno.
• Un ícono de dos copas marca los días festivos.

Un mes cargado en la vista Detallada. Muestra días en rojo marcados como No reservable, un conteo de Restantes de 7 en naranja, y conteos por servicio que superan el límite. Los íconos de información marcan los días en que el alojamiento está ocupando los runs.

La vista Enfocada reemplaza el desglose por un único número de Restantes / Capacidad para cada día. Petsoft recuerda su elección de vista. Los días pasados muestran lo que ocurrió. Usted no puede editar los días pasados.

El mismo mes en la vista Enfocada. Muestra un número de Restantes / Capacidad para cada día, con los conteos de Alojamiento y Guardería debajo.

tip

El conteo de Restantes incluye los runs que ocupan las mascotas de alojamiento. Si ve un número bajo de Restantes en un día con pocas reservas de guardería, revise sus llegadas de alojamiento. Es posible que estén usando el mismo espacio físico. Un ícono de información en el día muestra este mensaje: "N run(s) ocupado(s) por servicios que no son de guardería".

Definir su plan semanal

Haga clic en el botón del engranaje (Configuración de disponibilidad de guardería).

1. Elija el Servicio. Cada opción de esta página se aplica a un solo servicio de guardería.
2. En Configuración de disponibilidad predeterminada (Default Availability Settings), defina un Conteo de runs (Run Count) para cada día de la semana. Este número indica cuántos cupos ofrece el servicio en un día típico.
3. Defina Semanas de reserva anticipada (Advance Booking Weeks). Este número controla con cuánta anticipación pueden reservar los padres de mascotas en el portal.
4. Seleccione Permitir reservas de guardería en días festivos (Allow Daycare Booking On Holidays) para mantener los días festivos disponibles para reserva en este servicio.
5. Haga clic en Guardar.

Una instalación nueva empieza con todos los días de la semana en 0. Ningún cupo está disponible para reserva hasta que usted ingrese los números que desea. Petsoft no ofrece un plan inicial. Usted debe crear el primer plan.

nota

Hasta dónde llega la ventana de "Semanas de reserva anticipada". La ventana siempre termina un sábado. Petsoft cuenta hacia adelante la cantidad de semanas que usted definió y luego extiende la fecha hasta el sábado siguiente. La semana siguiente queda disponible el sábado a las 10:00 p. m., hora de la instalación. Si define Semanas de reserva anticipada en 0, los padres de mascotas solo pueden reservar dentro de la semana actual, hasta el próximo sábado.

precaución

Si cambia la lista de Servicio, Petsoft recarga la página y descarta los cambios sin guardar. Guarde sus cambios primero. Esto también ocurre en el editor de un solo día y en el editor de rango.

Modificar un solo día

Algunos días son distintos de su horario normal. Por ejemplo, puede tener personal adicional durante las vacaciones escolares, o menos personal porque parte de su equipo está en una conferencia.

Haga clic en cualquier día actual o futuro del calendario. Elija el Servicio. Luego defina lo siguiente:

• Runs reservables (Bookable Runs) — la capacidad solo para esa fecha.
• No reservable (Non Bookable) — hace que el día no esté disponible para reserva en este servicio. También protege el día: "Si se activa, esta fecha no será sobrescrita por las ediciones de rango".

Editar un rango de fechas en bloque

Haga clic en el botón del lápiz (Editar la configuración de disponibilidad de guardería para un rango). Utilícelo para el campamento de verano, las vacaciones de invierno o un mes en el que esté remodelando parte de su instalación.

1. Elija el Servicio, una Fecha de inicio y una Fecha de fin.
2. En el Plan por día de la semana, seleccione Usar para cada día que quiera cambiar y luego defina su Conteo de runs. Petsoft no modifica los días que deje sin seleccionar.
3. Haga clic en Guardar.

Las ediciones de rango no modifican los días que usted marcó como No reservable. Esto significa que un cierre de un solo día se mantiene después de un cambio en bloque.

Lo que ven los padres de mascotas

En el portal, los padres de mascotas solo pueden seleccionar fechas de guardería que estén disponibles para reserva y que tengan cupos libres. Estas fechas deben estar dentro de su ventana de Semanas de reserva anticipada. El portal también respeta su configuración de días festivos. Cuando un día se llena, incluso cuando son las estancias de alojamiento las que ocupan los runs, Petsoft quita ese día del calendario del padre de mascota.

¿Y si quiere pasarse de la capacidad?

No puede. Petsoft no le permite guardar una reserva por encima del límite; en su lugar, muestra un error de capacidad. Esto aplica tanto al personal como a los padres de mascotas. No hay forma de evitar este límite.

El personal se salta algunas de las otras verificaciones que hace el portal antes de una reserva. El personal no puede saltarse la verificación de capacidad física de los runs. Si necesita un cupo más, aumente los Runs reservables de ese día. Por eso existe la modificación de un solo día.

Si esto ocurre con frecuencia, es posible que sus límites sean demasiado bajos, o que necesite más espacio físico.

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Comparación de los métodos de gestión de capacidad

Método	Ideal para	Esfuerzo	Duración
Plan semanal	Horario habitual de operación	Configuración única	Predeterminado permanente
Modificación de un solo día	Días festivos, eventos especiales, cambios de personal	Por día	Hasta que se elimine
Edición de rango (botón del lápiz)	Temporadas, campamentos, remodelaciones	Única para todo el rango	Cubre el rango de fechas

Flujo de decisión para modificaciones

Solución de problemas de reserva

Síntoma	Qué revisar	Causa probable
El día aparece no disponible	Capacidad	Se alcanzó el límite; revise Restantes
El día aparece no disponible	El día en sí	Está marcado como No reservable
El día aparece no disponible	Semanas de reserva anticipada	Está más allá de la ventana, que termina un sábado
Pocos restantes con pocas reservas de guardería	Llegadas de alojamiento	Comparten el espacio físico
La capacidad no sube más	Runs	No hay suficientes runs de guardería con asignación automática activada
Una mascota no se puede seleccionar en el portal	La mascota	Está vetada, inactiva, fallecida, o su especie no se acepta

nota

El estado de vacunación no impide una reserva en línea. Petsoft marca a una mascota con la vacunación vencida para que su personal lo vea, pero esto no impide que un padre de mascota haga una reserva. Si un padre de mascota no puede seleccionar una mascota, el motivo es alguno de los que se listan en la tabla anterior. No se debe al registro de vacunación.