Crear y administrar reservas

Petsoft le ayuda a manejar una reserva desde la primera llamada hasta la partida de la mascota.

El tablero de reservas

Reservas en la navegación izquierda abre el tablero de estados. Esta página es su espacio de trabajo principal del día. Un distintivo en el elemento de navegación muestra la cantidad de reservas que esperan aprobación.

El tablero tiene seis pestañas: En Casa, Llegando, Saliendo, Salido, Pendiente y Peluquería.

Encima de la tabla, dos burbujas muestran un resumen del día. DISPONIBILIDAD DE RUNS muestra los runs DISPONIBLES, OCUPADOS y SUPERPUESTOS. DISPONIBILIDAD DE SERVICIOS muestra Máximo, Reservado, En casa y Disponible para cada servicio. También muestra Pruebas si existe alguna. Las burbujas se actualizan cada minuto. La tabla de abajo no se actualiza automáticamente. Para ver datos nuevos en la tabla, recargue la página.

La mayoría de las pestañas le permiten filtrar por Servicio (Todos los servicios, Guardería, Alojamiento o Prueba) y Fecha. Haga clic en Filtrar resultados para aplicar el filtro. La pestaña Pendiente no tiene filtros.

La pestaña Llegando, con las dos burbujas de disponibilidad en la parte superior, un distintivo en Pendiente y enlaces de registro de llegada en cada fila de las reservas Reservadas. Los distintivos de etiquetas aparecen junto a los clientes y las mascotas.

La vida de una reserva

Toda estancia pasa por estos estados:

• Pendiente de aprobación (Pending Approval): un padre de mascota solicitó la reserva, a menudo en línea. El personal debe aprobarla.
• Pendiente de pago previo (Pending Pre-Payment): la reserva existe, pero el cliente debe pagar el depósito antes de que el personal la confirme. Los servicios que exigen depósito comienzan en este estado.
• Reservada (Reserved): el personal aprobó la reserva, y el sistema reserva el lugar.
• Ingresada (Checked-In): la mascota llegó al establecimiento.
• Retirada (Checked-Out): la mascota se fue del establecimiento.
• Facturada (Invoiced): el personal cerró la cuenta.
• Cancelada (Cancelled): descrita en la sección Cancelar una reserva, más abajo.

nota

Puede cancelar una reserva en cualquier momento, no solo antes del registro de llegada. Puede cancelar una reserva con estado Reservada, Ingresada, Retirada o Facturada. El personal no cancela una reserva pendiente; en su lugar, la rechaza. La acción Rechazar usa la misma página que Cancelar.

¿Cómo reservo una estancia?

Hay tres maneras de reservar una estancia. Las tres comienzan desde el registro del cliente.

• Entrada rápida (Quick Check-In): comience desde la página del cliente o directamente desde los resultados de búsqueda. Con un clic se reserva la estancia y se registra la llegada de las visitas de guardería del mismo día para todas las mascotas elegibles del cliente. Si alguna mascota necesita una decisión, Petsoft abre la página de Reservar (Book Reservations) en su lugar.
• Reservar (Book Reservations): comience desde la página del cliente, o haga clic en Nueva reserva desde los resultados de búsqueda. Esta es la forma habitual de reservar una estancia.
• Reservar un alojamiento con opciones avanzadas: comience desde la lista de reservas del cliente. Úsela para alojamiento cuando quiera elegir el run para cada fecha.

Crear una reserva con Reservar (Book Reservations)

Haga clic en Agregar reserva para cada estancia. Luego complete los siguientes pasos en cada tarjeta:

1. Seleccione el Servicio.
2. Defina las fechas: Llegada y Salida para alojamiento; una fecha y horarios para guardería; o Fecha de la reserva, Empleado y Franja horaria para servicios como peluquería.
3. Seleccione las Mascotas.
4. Seleccione un nivel de tarifa para cada mascota. Petsoft asigna el nivel de tarifa predeterminado según el peso de la mascota. Petsoft muestra el campo de nivel de tarifa solo para los servicios que usan runs. Si una mascota queda fuera del rango de peso del nivel, Petsoft muestra este mensaje: "Esta mascota está fuera de los límites de peso del nivel de tarifa. Se sugiere elegir otro, si hay alguno disponible."
5. Agregue Notas, un Código promocional opcional y cualquier adicional (Agregar producto o servicio).
6. Haga clic en Guardar.

Puede reservar varias estancias al mismo tiempo. Cada tarjeta es una estancia distinta.

info

Generalmente es Petsoft, y no el personal, quien selecciona el run. La columna Número de habitación solo agrupa a las mascotas que deben compartir un run. Petsoft selecciona por usted el run físico real y hace coincidir el nivel de tarifa y el peso.

Para elegir un run específico por su nombre en cada fecha, use en su lugar Reservar un alojamiento con opciones avanzadas. Defina las fechas, haga clic en Verificar disponibilidad (Check Availability), seleccione sus runs entre los resultados y luego haga clic en CREAR RESERVA (CREATE RESERVATION).

Tenga en cuenta estas reglas de reserva. Una mascota marcada como Alojar por separado no puede compartir un run. Si la prueba de una mascota sigue pendiente, la reserva se convierte automáticamente en una prueba. Si el servicio exige un depósito, al guardar la reserva se lo dirige a una factura de pago previo. El personal debe confirmar la reserva después del pago.

¿Y si no hay lugar disponible?

Petsoft muestra un error de capacidad y no guarda la reserva. No existe ninguna anulación posible:

"La ubicación [instalación] está actualmente a plena capacidad y no puede tomar reservas adicionales para [fechas]. Seleccione otra ubicación u otra fecha."

Petsoft no sugiere otra habitación. Ajuste las fechas o pruebe con otra ubicación. Para alojamiento, el mensaje de error muestra un enlace Ir a la reserva de alojamiento avanzada. Este enlace muestra qué runs están libres y en qué fechas.

¿Y si la misma mascota ya tiene una reserva en conflicto?

Petsoft verifica conflictos de fechas a nivel de la mascota. Si las fechas nuevas se superponen con una reserva existente de la misma mascota, Petsoft muestra un error que nombra la reserva en conflicto:

"Esta reserva entra en conflicto con la(s) reserva(s) existente(s): #12345. Modifique las fechas o cancele la reserva existente para continuar."

El número de reserva es un enlace. Al hacer clic en él se abre la reserva en conflicto en una pestaña nueva del navegador. Luego puede revisar la reserva o cambiar sus fechas.

Aprobar reservas pendientes

Aprobar cambia el estado de una reserva pendiente a Reservada. También envía al cliente un correo de confirmación. Rechazar abre la página de cancelación estándar. Esta página calcula correctamente el reembolso del depósito. También puede hacer clic en Editar para cambiar las fechas o el servicio antes de aprobar la reserva.

Consulte Reservas en línea y solicitudes para ver el proceso completo de solicitudes.

Registrar llegadas y salidas

El botón Registrar llegada del tablero usa el run predeterminado y la hora actual. Para elegir un run o una hora específicos, abra la reserva y haga clic en Registrar llegada. En la ventana que se abre, puede definir la Fecha de llegada y la Hora de llegada, y asignar cada mascota a un run libre.

Si la fecha no coincide, Petsoft muestra una advertencia: "La fecha de llegada no coincide con la fecha de llegada prevista… y modificará la factura y la reserva." Haga clic en Continuar de todos modos para continuar.

Registrar salida funciona de la misma manera. Dos reglas pueden impedir la salida:

• Una reserva de varios días no puede registrar la salida el mismo día de su llegada.
• Una reserva de un solo día no puede registrar la salida en un día distinto.

Ambos mensajes ofrecen un enlace a Convertir servicio (Convert Service) en su lugar. Use Convertir servicio cuando una visita de guardería se convierte en una estancia nocturna, o una estancia nocturna se convierte en una visita de guardería.

Después de la salida, las reservas de prueba pasan a una página de revisión de la prueba. Cuando el estado es Retirada, Finalizar y facturar genera la cuenta final.

tip

Puede deshacer errores. Deshacer llegada y Deshacer salida piden confirmación en cada caso. No puede deshacer una salida hasta que el personal anule la factura de la reserva. El personal debe reembolsar todos los pagos de una factura pagada antes de poder anularla.

Editar una reserva

Puede editar una reserva mientras esté Reservada, Pendiente o Ingresada. Desde la página de la reserva:

• Editar detalles de la reserva (el ícono de lápiz en el encabezado): cambia las fechas, los horarios o la asignación de run. Si un cambio entra en conflicto con el itinerario actual, Petsoft muestra primero una página de confirmación.
• Servicios: haga clic en Agregar un servicio para agregar extras durante la estancia. Use los botones de Agregar itinerarios avanzados (Advanced Add Itineraries) para extender la estancia hacia antes o hacia después. No puede quitar el último día de una estancia de varios días. Petsoft ofrece Convertir servicio (Convert Service) en su lugar.
• Adicionales: haga clic en Agregar un producto nuevo, o haga clic en Agregar alimento de la casa si configuró un producto de alimento de la casa. Consulte Productos para obtener más información.
• Medicamentos: haga clic en Agregar medicamento, Marcar como entregado, Editar o Quitar.
• Códigos promocionales: agregue o quite un código. Solo puede quitar un código mientras la factura siga pendiente.
• Convertir servicio (Convert Service): cambia la reserva de un tipo de servicio a otro. Seleccione el nuevo servicio en Convertir a, y luego haga clic en Convertir servicio.
• Ver todos los cambios de la reserva muestra el historial completo de cambios. Imprimir Tarjeta de perrera imprime la tarjeta del run.

Cancelar una reserva

Cancelar abre una página que muestra los detalles de la reserva. Esta página también muestra qué ocurre con el depósito según su política de depósito. La política de depósito puede reembolsar el depósito por completo, reembolsarlo en parte según un porcentaje, o retenerlo. Si el dispositivo de pago original ya no está activo, Petsoft emite el reembolso como crédito de tienda en su lugar.

Si el personal reserva guardería después de las 5:00 p. m. de la noche anterior, el cliente pierde los cupones utilizados. La página de cancelación muestra esta advertencia.

Si la política no otorga un reembolso completo, el personal con el permiso Grant Refunds puede seleccionar la casilla: "Reembolsar el depósito completo…, omitiendo la política de cancelación." Si el personal no tiene este permiso, un gerente puede hacer clic en Autorizar anulación de reembolso completo (Authorize Full Refund Override) y aprobar el reembolso con su propio inicio de sesión. Petsoft verifica esta anulación en el servidor, no solo en la página mostrada.

Haga clic en Cancelar reserva para confirmar, o en Volver.

precaución

No puede cancelar una reserva si su factura está abierta y contiene pagos que el personal no puede anular. Petsoft muestra este mensaje: "Esta reserva tiene una factura abierta con pagos que no se pueden anular. Reembolse los pagos o marque la factura como pagada antes de cancelar la reserva."

Ver todo de una sola vez

La página Run Overview muestra la ocupación de los runs en una cuadrícula semanal. Use esta página para averiguar qué runs están libres en un día específico, como el próximo martes.

Para las llegadas y salidas de hoy, use las pestañas Llegando y Saliendo del tablero de reservas.