Control de horas y asistencia
Petsoft incluye un reloj de asistencia integrado. Los empleados marcan entrada y salida desde la navegación izquierda. Los gerentes con el permiso necesario pueden revisar y corregir los registros de horas.
La programación de horarios de los empleados y el registro de horas se incluyen en los planes Starter y Professional. Con el plan Free, la pestaña Horarios (Schedules) y el elemento Marcar entrada/salida (Clock In/Out) quedan ocultos, y las páginas de horarios y de registro de horas muestran un mensaje que indica que la función viene con un plan de pago. Los registros de horas y los horarios que ya existen se conservan. Si un empleado todavía no ha marcado su salida cuando su organización pasa al plan Free, Marcar entrada/salida sigue disponible hasta que ese empleado marque su salida, con un máximo de 24 horas después de haber marcado su entrada.
Marcar entrada y salida
Haga clic en Marcar entrada/salida en la navegación izquierda. Esto abre una ventana que pueden usar varios empleados. Cada marcación exige que el empleado vuelva a iniciar sesión, sin importar quién tenga la sesión abierta en el navegador.
- Ingrese su Usuario y Contraseña, y luego haga clic en Autenticar.
- Aparecen los campos Nota e Instalación. Su Actividad reciente muestra sus últimas tres marcaciones.
- Puede agregar una Nota y elegir su Instalación.
- Haga clic en Marcar entrada.
Después de hacer clic en Autenticar: aparecen los campos Nota e Instalación, Actividad reciente lista sus últimas marcaciones y el botón dice Marcar entrada. Cualquier empleado puede marcar desde cualquier pantalla con sesión abierta. La ventana verifica el inicio de sesión de ese empleado.
El campo dice Usuario, pero debe ingresar su dirección de correo electrónico, la misma con la que inicia sesión.
¿Por qué no puedo marcar entrada?
Hay cuatro motivos habituales, cada uno con su propio mensaje:
| Mensaje | Lo que significa |
|---|---|
| "El empleado no tiene turno asignado en esta fecha." | Sin una entrada de horario para hoy, no puede marcar. |
| "El empleado está marcando entrada demasiado temprano: inicio previsto…" | Faltan más de 15 minutos para el inicio de su turno. |
| "El empleado ya marcó entrada." | Un turno anterior sigue abierto. Vea la advertencia más abajo. |
| "El empleado no está asignado a esa instalación." | Usted no está asignado a la instalación que eligió. |
Una salida sin marcar bloquea la siguiente marcación. Si un empleado no marca la salida, el turno queda abierto. El empleado no puede volver a marcar entrada hasta que un gerente cierre el turno. Esto no es solo un hueco en la planilla: bloquea al empleado del reloj de asistencia hasta que un gerente lo arregle. Ningún proceso cierra los turnos abiertos automáticamente. Los gerentes deben cerrar los turnos abiertos de inmediato.
Este bloqueo para volver a marcar entrada vence automáticamente después de 3 meses, incluso si un gerente no ha cerrado el turno.
Editar un registro de horas
A veces un registro de horas queda mal. Los gerentes con el permiso Edit Employee Time Entries pueden corregir las horas de marcación o agregar un turno faltante. Los gerentes también necesitan el permiso Manage Employees and Schedules para llegar a esta área.
- Vaya a Empleados > Horarios.
- Abra el día del horario que quiera. Usted abre un día del horario del empleado, no el registro del empleado en sí.
- Haga clic en el ícono de lápiz para editar una entrada, o haga clic en Crear nueva hora de entrada/salida para agregar una nueva.
- Ingrese la Hora de entrada (obligatoria) y la Hora de salida. Para crear un turno abierto a propósito, deje vacía la Hora de salida. Una Hora de salida vacía también es el problema habitual que está corrigiendo.
- Puede agregar una Nota de entrada o una Nota de salida para explicar el cambio. Las notas no son obligatorias.
- Haga clic en Guardar.
La hora de salida debe ser posterior a la hora de entrada: "La hora de salida debe ser posterior a la hora de entrada."
Cada entrada tiene un botón de Historial. Historial del registro de horas muestra cada cambio: cuándo ocurrió y quién lo hizo. Esto resulta útil cuando alguien cuestiona una planilla.
Nómina
El informe de Nómina muestra las horas programadas y las horas trabajadas de todos los empleados de su instalación, en un rango de fechas. Use este informe para comparar las marcaciones de un empleado con su horario. Encuentre el informe en Informes. Si no lo ve, su grupo de informes no lo incluye.
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