Mover tus datos a Petsoft

Cambiar de software puede ser doloroso. Nadie quiere reescribir cinco años de registros de clientes. Petsoft soporta la importación de datos de clientes y mascotas desde hojas de cálculo, para que tu transición no se convierta en un pesadilla de entrada de datos.

¿Qué puedes importar

El herramienta de importación maneja:

• Clientes (nombres, direcciones, teléfonos, correos electrónicos)
• Mascotas (nombres, razas, pesos, colores, fechas de cumpleaños)
• Registros de vacunaciones (tipo de vacuna, fecha dada, fecha de vencimiento)
• Información básica veterinaria (nombre del clínica y teléfono)

No puedes importar:

• Reservas desde tu sistema antiguo
• Facturas o historial de pagos
• Fotos
• Notas u incidentes

Estos tienen que ser recreados manualmente o dejados en el sistema antiguo para referencia.

Preparando tu archivo

Petsoft espera un archivo CSV. La mayoría del software puede exportar a CSV. Si tu sistema actual solo exporta a Excel, guarda la hoja como CSV antes de subirla.

Las columnas deben coincidir con lo que Petsoft espera. Al menos necesitas:

Columna	Requerido?	Notas
Nombre del cliente primero	Sí
Apellido del cliente	Sí
Correo electrónico del cliente	Sí	Debe ser único; usado para inicio de sesión en el portal
Teléfono del cliente	Recomendado
Nombre de la mascota	Sí	Una fila por mascota
Raza de la mascota	No	Pero útil para cálculos de tarifas
Peso de la mascota	No	Necesario si cobras por peso
Nombre de la vacuna	No	Solo si importas registros de inmunizaciones
Fecha de la vacuna	No	Debe coincidir con el nombre de la vacuna
Fecha de vencimiento de la vacuna	No	Debe coincidir con el nombre de la vacuna

Si un cliente tiene tres mascotas, aparecen en tres filas. La información del cliente se repite en cada fila. Eso está bien. El importador sabe agruparlas.

Subida y asignación

Ve a Organización > Importación y sube tu CSV.

La siguiente pantalla te permite asignar tus columnas a los campos de Petsoft. Si tu hoja de cálculo tiene una columna llamada "Correo electrónico del dueño" pero Petsoft espera "Correo electrónico del cliente," simplemente selecciona el ajuste en el menú desplegable. Solo tienes que hacerlo una vez. Petsoft recuerda tu asignación para futuras importaciones.

Después de la asignación, verás un vistazo de las primeras diez filas. Revisa cuidadosamente. Si los correos electrónicos parecen incorrectos o los nombres de las mascotas están en la columna equivocada, vuelve y ajusta la asignación.

Manejo de errores

El importador valida tus datos antes de escribir nada. Los errores comunes incluyen:

Error	Cómo solucionarlo
Correos electrónicos duplicados	Encuentra las filas duplicadas en tu hoja de cálculo y agrégalas
Número telefónico inválido	Elimina letras y caracteres especiales; mantén solo dígitos
Campo requerido faltante	Rellena las celdas vacías o elimina esas filas
Fecha de vacuna futura	Verifica que las fechas estén en formato MM/DD/YYYY

Si hay errores, el importador te proporciona un informe de errores descargable que te dice exactamente qué fila falló y por qué. Corrige la hoja de cálculo e intenta subirla nuevamente.

Después de la importación

Una vez que la importación finalice, obtendrás una resumen: cuántos clientes se crearon, cuántas mascotas y cuántas vacunaciones. Revisa algunos perfiles de cliente para asegurarte de que todo parezca correcto.

Envía a tus clientes un correo electrónico de bienvenida informándoles que ahora pueden iniciar sesión en el portal del padre. Su correo electrónico de inicio de sesión es el mismo del importación. Tendrán que usar "Olvidé mi contraseña" para establecer una nueva contraseña ya que las cuentas importadas no tienen una inicialmente.

Obtener ayuda con grandes importaciones

Si tienes más de mil clientes, el proceso de importación puede llevar un tiempo. No necesitas sentarte y supervisarlo. Petsoft te enviará un correo electrónico cuando esté listo.

Para conjuntos de datos muy grandes o desordenados, contacta al soporte antes de comenzar. Pueden revisar la estructura de tu archivo y detectar problemas antes de que desperdicies tiempo subiendo e intentando solucionarlos.