Informes financieros y conciliación

Petsoft registra cada dólar. Pero un registro no es lo mismo que una explicación. Usted ejecuta un informe. Muestra doce mil dólares del mes pasado. Su estado de cuenta bancario muestra once mil doscientos dólares. Usted debe averiguar a dónde fueron los otros ochocientos dólares. Esta guía explica esa diferencia.

Dos formas de contar el dinero

Petsoft tiene dos informes financieros principales. Cada informe mide un monto distinto.

Informe de ingresos por ventas

Este informe usa contabilidad de devengo. Suma las facturas pagadas según la fecha de la factura, no según la fecha en que el pago llega a su banco. Por ejemplo, una estancia de alojamiento va del 28 de marzo al 3 de abril. El informe normalmente muestra esa estancia en el mes de la fecha de la factura. La fecha de la factura suele ser la fecha de salida (check-out). Nota: Este informe incluye solo facturas pagadas. Una factura no pagada no aparece en este informe hasta que se paga. Esto es así incluso después de que termina la estancia.

La mayoría de los contadores usan este informe a fin de año. Hace coincidir el ingreso con el período correcto de cada factura.

Informe de ingresos por tarjeta de crédito

Este informe usa contabilidad de caja. Registra el ingreso en la fecha en que Petsoft procesa el pago o el reembolso. Incluye solo pagos con tarjeta de crédito. Por ejemplo, un cliente paga un depósito en marzo para una estancia en abril. El informe cuenta ese dinero en marzo. Si el cliente paga el saldo al hacer el check-out en abril, el informe cuenta el resto en abril. Las reglas de pago anticipado del informe mueven los depósitos de guardería, alojamiento, baño y servicios de uñas. Esto hace que cada depósito coincida con el servicio correcto.

Use este informe para conciliar sus depósitos bancarios. Hace coincidir el dinero que ingresó a su cuenta.

Petsoft no etiqueta ninguno de los dos informes como "devengo" o "caja". Estas palabras son solo nombres cortos para las distintas columnas de fecha detrás de cada informe. Ninguna configuración cambia un informe entre los dos modos. Son simplemente dos informes distintos.

Por qué los números suelen diferir

Si ejecuta ambos informes para el mismo mes, los totales casi siempre son distintos. Eso es normal. Aquí está el porqué:

Depósitos pagados por adelantado Un cliente reserva una estancia de julio en junio y paga un depósito de doscientos dólares. El informe de Ingresos por tarjeta de crédito cuenta ese dinero en junio. El informe de Ingresos por ventas lo cuenta en julio. Los informes muestran el mismo dinero en meses distintos.

Facturas no pagadas Una estancia hace el check-out el 30 de abril, pero el cliente dice que pagará la semana siguiente. Ningún informe lo cuenta en abril. El informe de Ingresos por ventas incluye solo facturas pagadas. No muestra ese ingreso hasta que la factura se paga. El informe de Ingresos por tarjeta de crédito no lo contará hasta que el pago llegue en mayo.

Reembolsos Un cliente cancela en abril, y usted reembolsa su depósito de marzo. El informe de Ingresos por tarjeta de crédito muestra una entrada negativa en abril. El informe de Ingresos por ventas nunca contó el depósito, porque la estancia nunca ocurrió.

Deducciones de comisiones Su procesador de pagos retiene un pequeño porcentaje de cada transacción con tarjeta. El informe de Ingresos por tarjeta de crédito muestra el monto bruto, el monto total que pagó el cliente. Su estado de cuenta bancario muestra el monto neto, el monto que queda después de las comisiones. La diferencia suele ser de dos a tres por ciento.

Cómo hacer coincidir los depósitos con los informes

Para conciliar su cuenta bancaria, comience con el informe de Ingresos por tarjeta de crédito. Ejecútelo para el mismo rango de fechas que su estado de cuenta bancario. El total debería estar cerca de sus depósitos, menos las comisiones.

Si la diferencia es de unos pocos dólares, revise si hay:

• Reembolsos que se acreditaron en una fecha distinta a la que muestra el informe
• Propinas que se agregaron después de la transacción original
• Anulaciones parciales que revirtieron solo una partida

Si la diferencia es grande, revise si hay facturas que todavía no se han pagado. Una estancia puede terminar el check-out sin factura ni pago. Esta estancia no aparecerá en el informe de Ingresos por ventas hasta que se facture y se pague. No aparecerá en el informe de Ingresos por tarjeta de crédito hasta que se cobre el pago.

El informe de Conciliación de Ingresos por Factura

No tiene que buscar cada motivo a mano. En su lugar, ejecute el informe Conciliación de Ingresos por Factura desde Informes. Este informe ejecuta el informe de Ingresos por ventas y el informe de Ingresos por tarjeta de crédito de forma automática, para la misma instalación y rango de fechas. Enumera cada fuente de la diferencia entre ambos en un solo lugar.

El informe tiene tres secciones:

Distribución de pagos — Distribución de pagos muestra todo método de pago que no sea tarjeta de crédito, por ejemplo efectivo, cheque o certificado de regalo. Totaliza el monto cobrado en facturas dentro del período, por método. Esta sección no incluye los pagos con tarjeta de crédito, porque el total de Ingresos por tarjeta de crédito de más abajo ya los cubre.

Otros ajustes — Otros ajustes muestra el monto en dólares de cada discrepancia:

Ajuste	Qué representa
Pago con tarjeta reembolsado en factura anulada	Un pago con tarjeta que Petsoft reembolsó en una factura que luego se anuló. Las facturas anuladas no cuentan para Ingresos por ventas. Pero el reembolso de la tarjeta sí aparece en Ingresos por tarjeta de crédito.
Reubicaciones de pagos anticipados	Un pago que no es con tarjeta, hecho y reembolsado el mismo día. Otro pago en la misma factura lo repaga por completo. Esto se suma al total de Distribución de pagos, pero no es dinero que pague la factura.
Facturas hechas fuera del rango de fechas	Un pago con tarjeta de crédito dentro de su rango de fechas, para una factura fechada fuera de él. Este es el caso de "depósito pagado en junio para una estancia en julio" explicado antes.
Pagos con tarjeta hechos fuera del rango de fechas	Este es el caso inverso: una factura fechada dentro de su rango que un cliente pagó con tarjeta fuera de él.

El informe muestra solo los ajustes con un monto distinto de cero. Si una categoría está vacía, ese tipo de discrepancia no ocurrió en su rango de fechas.

Totales del informe — Totales del informe muestra los totales reales de Ingresos por ventas, mostrado como un número positivo, y de Ingresos por tarjeta de crédito, mostrado como un número negativo. Si el informe contabiliza cada discrepancia, la Distribución de pagos, los Otros ajustes y los Totales del informe deberían sumar exactamente cero.

Ejecute este informe cada vez que sus totales de Ingresos por ventas e Ingresos por tarjeta de crédito no coincidan a fin de mes. Petsoft diseñó este informe para explicar esa diferencia. Hace más que darle otro número más para conciliar a mano.

Flujo de trabajo de cierre de mes

Este es un flujo de trabajo sencillo que usan la mayoría de las instalaciones al final de cada mes:

1. Ejecute el informe de Ingresos por ventas del mes. Guárdelo como su cifra oficial de ingresos.
2. Ejecute el informe de Ingresos por tarjeta de crédito para el mismo mes. Esta es su verificación de depósitos.
3. Compare el total de Ingresos por tarjeta de crédito con su estado de cuenta bancario. Ajuste por comisiones.
4. Si los dos informes no coinciden y no puede ver por qué, ejecute el informe de Conciliación de Ingresos por Factura para el mismo mes. Enumera cada ajuste en lugar de obligarlo a buscarlo.
5. Busque estancias que hicieron el check-out con facturas sin pagar. Pague y contabilice esas facturas.
6. Revise los reembolsos. Asegúrese de categorizarlos correctamente para fines fiscales.

Si hace esto cada mes, su contabilidad de fin de año será fácil.

Exportación a software de contabilidad

Puede exportar ambos informes como un archivo de Excel o un archivo PDF. También puede verlos en su navegador. Excel suele ser la mejor opción para un contador. Se abre directamente en las herramientas que los contadores ya usan. Los contadores pueden reformatear u ordenar los datos de nuevo según sea necesario. PDF es mejor cuando necesita una copia limpia e imprimible. Si su contador quiere un formato específico, pídale un archivo de muestra. El software de contabilidad suele ser exigente con los nombres de las columnas.

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Ingresos por ventas frente a ingresos por tarjeta de crédito

Aspecto	Informe de ingresos por ventas	Informe de ingresos por tarjeta de crédito
Método contable	Devengo	Caja
Cuándo se registra el ingreso	Por fecha de factura (solo facturas pagadas)	Por fecha de pago o reembolso
¿Incluye depósitos pagados por adelantado?	No	Sí
¿Incluye facturas no pagadas?	No (solo facturas pagadas)	No
Mejor uso para	Contabilidad de fin de año, rentabilidad	Conciliación bancaria, coincidencia de depósitos
Formatos de exportación	Navegador, Excel, PDF	Navegador, Excel, PDF

Por qué difieren los números: referencia rápida

Escenario	Ingresos por ventas	Ingresos por tarjeta de crédito
Depósito pagado en junio para estancia en julio	Contado en julio	Contado en junio
Factura no pagada al final del mes	No contado hasta que se pague	No contado
Reembolso emitido tras la cancelación	No contado (la estancia nunca ocurrió)	Entrada negativa en el mes del reembolso
Comisiones del procesador deducidas	No se muestran	Monto bruto mostrado; comisiones deducidas por el procesador