Gestionar su equipo
La mayoría de las perreras empieza con uno o dos empleados. A medida que el equipo crece, usted debe llevar un registro de las tareas que puede hacer cada empleado, las horas de trabajo del empleado y el pago que le debe a cada empleado.
Lo que necesita
- El permiso Manage Employees and Schedules muestra el elemento Empleados en su menú de navegación izquierda.
- Algunas acciones necesitan su propio permiso: Unlock Employee Accounts, Manage Employee Facility Assignments, o Edit Employee Time Entries.
- El plan Free limita la cantidad de empleados activos. Permite un empleado activo, la persona que creó la cuenta, o hasta tres cuando su organización acepta pagos integrados. Starter y Professional no tienen límite de empleados. Cuando una organización con el plan Free llega a su límite, el sistema reemplaza el formulario de alta de empleados por un aviso y un botón de Actualizar ahora. El mismo límite aplica cuando intenta volver a activar a un empleado inactivo. Los usuarios a menudo no esperan este segundo caso. Consulte El plan Free y el estado de prueba.
- La programación de horarios y el control de horas vienen con un plan de pago. En el plan Free, la pestaña Horarios y el elemento Marcar entrada/salida no están disponibles, y el informe de Nómina no está en el conjunto básico de informes.
La lista de empleados
Empleados abre la lista del personal. La lista está agrupada por rol. Fíltrela con Mostrar inactivos, Mostrar todas las instalaciones, o el buscador (Buscar por nombre, apellido o correo electrónico).
Su equipo, agrupado por rol. El icono del lápiz abre el registro de un empleado. El icono del más verde agrega un empleado nuevo.
La columna Estado muestra Activo, Inactivo o Bloqueado. Si tiene el permiso Unlock Employee Accounts, aparece un botón de desbloqueo para los empleados que están bloqueados.
Agregar un empleado nuevo
Haga clic en el icono + (Agregar nuevo empleado). Complete los campos Nombre, Apellido, Tipo de teléfono, Teléfono, teléfono alternativo, y Correo electrónico. La dirección de correo electrónico es importante. Es el acceso del empleado al sistema.
Luego seleccione dos roles. Los dos roles son obligatorios:
- Rol — el grupo del empleado para los permisos del trabajo diario.
- Rol de informes — los informes que puede ver el empleado.
Solo puede asignar los roles que supervisa su grupo. Si un rol esperado no está en la lista, consulte Grupos de seguridad y permisos.
Haga clic en Guardar. Entonces pasan dos cosas:
- El sistema asigna al empleado a su instalación actual de forma automática. Este formulario no tiene un selector de instalación. Asigne al empleado a otras instalaciones más adelante, en la pestaña Instalaciones del empleado.
- Si la dirección de correo electrónico todavía no tiene un acceso a Petsoft, el sistema le envía al empleado un correo para definir la contraseña.
Cada dirección de correo electrónico puede pertenecer a un solo empleado dentro de una organización. El sistema rechaza una dirección de correo electrónico duplicada. El sistema siempre crea a un empleado nuevo como Activo, sin importar la configuración del menú desplegable Activo.
El enlace para definir la contraseña expira después de 12 horas. Si el empleado no usa el enlace dentro de ese plazo, el enlace deja de funcionar. No necesita reiniciar el proceso: defina una contraseña directamente en la pestaña Credenciales del empleado, o pídale al empleado que use el procedimiento estándar de contraseña olvidada.
Definir el rol de un empleado
Un rol controla lo que un empleado puede ver y cambiar. Por ejemplo, un peluquero por lo general no necesita informes financieros, pero un gerente por lo general sí.
Petsoft no incluye roles predefinidos. Usted crea sus propios grupos, y cada grupo contiene permisos individuales. La lista completa de permisos, lo que permite cada permiso y cómo crear un grupo están en Grupos de seguridad y permisos.
Si no tiene claro qué permisos seleccionar, empiece con la menor cantidad de permisos posible. Siempre puede otorgar más permisos después.
Editar un empleado
El registro de un empleado tiene cuatro pestañas:
- General — nombre, teléfonos, correo electrónico y estado activo.
- Roles — los roles del empleado (Rol y Tipo, donde Tipo es Principal o De informes), y una tabla de solo lectura con los permisos efectivos: Permiso, Acceso y Otorgante. Haga clic en el + para agregar un rol. Todo empleado debe conservar al menos un rol principal. No puede quitar el último rol principal.
- Credenciales — defina una Contraseña de usuario. Esto también reinicia el conteo de inicios de sesión fallidos del empleado. La sección Autenticación multifactor muestra Activada o Sin configurar. Restablecer autenticador quita un autenticador perdido, así que el empleado debe configurar un autenticador nuevo en el próximo inicio de sesión.
- Instalaciones — requiere el permiso Manage Employee Facility Assignments. Marque la casilla Asignado para cada instalación, y seleccione una instalación como Predeterminada. Usted ve solo las instalaciones a las que tiene acceso.
Cambiar la dirección de correo electrónico de un empleado cambia el acceso del empleado al sistema. Petsoft se lo advierte: "Actualizar la dirección de correo cambiará la dirección de inicio de sesión del empleado, además de cualquier registro de cliente asociado a esa cuenta de acceso."
Si la dirección de correo electrónico nueva ya pertenece a la cuenta del portal de un cliente, Petsoft ofrece fusionar las cuentas. Esta fusión tiene dos pasos: el empleado recibe un correo de verificación y debe confirmar la fusión mientras tiene abierta su propia sesión. No puede revertir esta fusión.
Para un empleado bloqueado, haga clic en Reiniciar intentos de inicio de sesión, en el encabezado. Esto limpia el bloqueo y reinicia el contador de intentos fallidos.
Personal que trabaja en más de una ubicación
Para asignar a un empleado a más de una instalación, use la pestaña Instalaciones: marque cada instalación en Asignado, y seleccione una instalación como Predeterminada. El empleado ve el selector de instalación al iniciar sesión.
Los permisos con alcance por instalación siguen esta asignación. Esto también evita que un gerente de una instalación cambie los precios de otra instalación.
Armar horarios
La programación de horarios y el registro de horas de los empleados están incluidos con Starter y Professional. En el plan Free, la pestaña Horarios está oculta, y una página de horarios que abra desde un marcador muestra un mensaje de que la programación viene con un plan de pago, con un botón Ver planes (View Plans). Sus horarios existentes se conservan si pasa al plan Free.
La pestaña Horarios, en el área de Empleados, muestra una cuadrícula semanal con Nombre, Rol, y una columna para cada día. Filtre por rol, por fecha o con Mostrar todos los empleados.
Para editar el horario semanal de un empleado, haga clic en el nombre del empleado. Cada día tiene Hora de inicio, Hora de fin, Área y Comentarios.
- Para quitar un turno, borre tanto la Hora de inicio como la Hora de fin.
- Si completa el campo Área o Comentarios sin las dos horas, el sistema muestra este error: "El horario debe estar completo."
No puede agendar a un empleado que no está asignado a su instalación actual. La página muestra este mensaje y enlaza a las asignaciones de instalación del empleado.
Los horarios no son solo papeleo. Un empleado sin horario para el día actual no puede marcar entrada. Consulte Control de horas.
Usar el reloj de asistencia
Los empleados marcan entrada y salida con Marcar entrada/salida en la navegación izquierda. Esto abre una ventana modal que exige que el empleado vuelva a autenticarse en cada marcación de entrada o salida. El procedimiento completo, y cómo corregir una salida sin marcar, están en Control de horas y asistencia.
Pagarle a su equipo
Abra Informes y ejecute el informe de Nómina: "Muestra las horas programadas y las horas trabajadas por todos los empleados en el rango de fechas indicado." Seleccione un rango de fechas. El informe lista cada empleado con los dos números, para que pueda comparar las horas programadas y las horas trabajadas.
Este informe no emite pagos. Le da los números para su servicio de nómina o su contador.
Si no ve el informe de Nómina, su Rol de informes no lo incluye.
¿Y si alguien se va?
Desactive al empleado en lugar de eliminar el registro: abra el registro del empleado, ponga Activo en Inactivo y guarde. Los registros de horas y reservas anteriores del empleado se quedan en el sistema, y el empleado ya no puede iniciar sesión.
Si el empleado vuelve, márquelo como Activo otra vez, salvo que su organización tenga el plan Free y ya tenga tantos empleados activos como el plan permite. En ese caso, Petsoft bloquea la reactivación y ofrece Actualizar ahora. Con el plan Free, desactive a un empleado que se va lo antes posible para dejar libre el lugar de empleado.
Si su organización vuelve al límite básico de Free (por ejemplo, porque terminan sus pagos integrados), el proceso diario de facturación de Petsoft desactiva a los empleados que superan el límite. Conserva primero al Propietario de la Cuenta creado más antiguo y luego a los empleados creados más antiguos, y envía por correo a sus Propietarios de la Cuenta los nombres de los empleados que desactivó. No se elimina nada, y puede reactivar a un empleado más adelante si hay lugar.
Lista de verificación para dar de alta un empleado
| Paso | Tarea |
|---|---|
| 1 | Agregar el nombre, el correo electrónico y el número de teléfono. Seleccionar el Rol y el Rol de informes. |
| 2 | Asignar al empleado a otras instalaciones en la pestaña Instalaciones (si el empleado trabaja en más de una ubicación) |
| 3 | Armar el primer horario semanal del empleado (Starter y Professional). Sin un horario, el empleado no puede marcar entrada. |
| 4 | Asegurarse de que el empleado use el correo para definir la contraseña dentro de las 12 horas |
| 5 | Mostrarle al empleado cómo marcar entrada y salida |
| 6 | Verificar el registro de horas del empleado el primer día |
Empleado activo frente a inactivo
| Activo | Inactivo | |
|---|---|---|
| Puede iniciar sesión | Sí | No |
| Aparece en el horario | Sí | No |
| Registros de horas anteriores | Visibles | Se conservan |
| Reservas anteriores | Visibles | Se conservan |
| Historial de nómina | Accesible | Accesible |
| Cuenta para el límite de empleados del plan Free | Sí | No |
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